Quem tem um laboratório de análises clínicas sabe muito bem que o assunto tecnologia não é brincadeira: dele depende a maior parte dos processos e do bom andamento do negócio, o que reflete diretamente na forma como os pacientes são atendidos e em como eles veem a sua prestação de serviço.
Por isso, implantar o melhor software de gestão de laboratórios é parte fundamental da administração, mas nem sempre escolher o melhor é tarefa fácil. É preciso bastante atenção porque alguns sistemas parecem similares, mas na realidade apresentam diferenças profundas que facilitarão – ou atrasarão – todos os processos da rotina laboratorial e administrativa. Se já decidiu mudar o software, veja agora como deve proceder.
1) Escolha de fornecedores
Alguns gestores deixam por último, mas na realidade este deve ser o primeiro passo na hora de escolher o melhor software para o laboratório. Apenas quem tem expertise no ramo é capaz de desenvolver sistemas que tenham a flexibilidade necessária, atendendo totalmente às necessidades clínicas e administrativas, de acordo com as normas legais e também éticas.
Existem vários aspectos que precisam ser observados, como tempo de mercado da empresa, qualidade do suporte, quantidade de recursos do sistema, interface visual, capacidade de evolução (inovações), forma de cobrança, entre outros (veja nosso artigo sobre como avaliar um fornecedor de software para laboratório). O Unilab, por exemplo, é desenvolvido pela Uniware, empresa há duas décadas no mercado e com mais de 550 laboratórios em uso do sistema, o que garante a usabilidade do software, com atualizações constantes.
2) Prepare sua estrutura
Uma implantação de software não é uma tarefa simples e um dos quesitos que precisam ser observados é a estrutura física exigida pelo fornecedor escolhido. Portanto, antes de fechar com a empresa, verifique a estrutura que ela precisa para rodar seu sistema sem problema de desempenho, não deixe ser pego de surpresa com alguma situação que pode exigir um grande investimento em estrutura, sabendo disso somente depois do contrato fechado.
3) Organize sua rotina, separe tempo para o novo sistema
Outro ponto fundamental é escolher uma pessoa para ficar responsável pela implantação do sistema. Essa pessoa precisa ter facilidade com informática e disposição para fazer o processo andar. Um erro muito comum de alguns laboratórios é que não se organizam antecipadamente e contratam o sistema sem ter tempo para fazer os ajustes necessários de uma mudança desse porte e acabam pagando vários meses de mensalidade sem utilizar de fato o produto em sua rotina.
4) Faça testes
Após contratar o fornecedor e iniciar a configuração do sistema, é muito importante que sejam feitas várias simulações da sua rotina, de preferência com um volume considerável de dados. Por exemplo: a rotina de um a dois dias de trabalho. Vai ser um trabalho duplicado, mas evitará vários transtornos que serão identificados nos testes e desgastes com seus pacientes e médicos.
Quer um software de qualidade e com um suporte premiado? Venha para o Unilab, sistema que já está em mais de 550 laboratórios em todo o Brasil.
