Os indicadores de qualidade de software permitem que um laboratório passe a ter controle de todo o processo produtivo e garanta que eles estejam alinhados às expectativas da empresa.
Por meio dos dados e informações que eles expressam, a gestão interpreta o andamento da rotina do estabelecimento e se os processos estão satisfatório, tendo em vista o que se espera obter em cada um.
Este post mostra como funciona e quais são os principais indicadores de qualidade de software para que um laboratório de análises clínicas consiga alcançar um bom funcionamento dos seus processos. Continue conosco, preparamos um artigo para lhe ajudar!
O que são os indicadores de qualidade de software?
Os indicadores de qualidade de software são ferramentas utilizadas pelo laboratório de análises clínicas para medir os resultados de um determinado processo.
Basicamente, a empresa tem como expectativa que cada etapa produtiva atinja metas, cumpra prazos, ocorra dentro de um limite de custos etc. Com o monitoramento utilizando as funcionalidades de apontamento, se torna mais seguro e certeiro controlar tais fatores.
Assim, essa funcionalidade geralmente se apresenta por meio de gráficos capazes de esquematizar os números e proporcionar uma visão ampla de como está a execução dentro dos parâmetros considerados.
Imagine, por exemplo, que um determinado processo de compras administrado pela gestão da qualidade de um laboratório de análises clínicas tem como principal tarefa obter uma quantidade de descontos no mês. Esse é, portanto, o indicador da etapa. Assim, por meio de ferramentas visuais, os dados referentes ao processo passam a ser quantificados e conseguem oferecer melhor interpretação para os administradores do empreendimento.
Quais aspectos do laboratório os indicadores podem medir?
Um laboratório é dotado de uma gama de processos complexos que se unem para atingir o objetivo final, ou seja, entregar o exame realizado para o cliente.
Desse modo, manter cada um desses processos alinhados ajuda a promover melhorias contínuas e reduzir as despesas indesejadas. Isso se faz por meio da avaliação de eficácia da execução, o que se apresenta como fundamental para garantir que o empreendimento obtenha um bom e desejado resultado.
No entanto, para que isso seja possível, é preciso que o laboratório passe a verificar e quantificar as metas consideradas essenciais para alcançar a excelência esperada.
Conheça, então, os 7 principais pontos do empreendimento que devem ser considerados e monitorados por meio de indicadores.
1. Exames atrasados
Esse é o indicador mais importante a ser gerenciado, toda a eficiência do estabelecimento reflete diretamente nele. Afinal, somente por meio da mensuração do número de laudos despachados no período correto e o apontamento da quantidade que está em atraso permite avaliar se, realmente, o processo está sendo produtivo.
Se esses níveis não forem satisfatórios, será necessário localizar e identificar as possíveis causas do problema. Só assim, o laboratório conseguirá resolvê-las a fim de retornar aos conformes.
2. Treinamentos realizados
Para um laboratório, a capacitação e competência dos profissionais é de extrema importância. Isso porque o conhecimento de cada um deles impacta diretamente no exame e no atendimento prestado pela empresa a seus clientes.
Por isso, é importante estipular metas para a realização de treinamentos com a equipe. É o caso, por exemplo, de definir a quantidade de horas que a empresa quer dedicar à preparação dos colaboradores e de como monitorá-las em um indicador, o que permitem manter um empreendimento em constante aprimoramento.
3. Fornecimento de materiais
Um laboratório de análises clínicas consome muito material para manter a rotina dos procedimentos. Verificar se os fornecedores apresentam desempenho satisfatório, se os preços são adequados e se o estoque tem sido mantido em capacidade suficiente, se torna uma questão fundamental para a gestão.
Mensurar todos esses níveis, definindo quais são os números que precisam acontecer para manter um armazenamento de qualidade, permite promover ações caso o processo apresente deficiências, antes de acontecerem consequências negativas.
4. Tempo de atendimento e de espera
O fluxo do tempo de atendimento e o tempo de espera refletem diretamente na satisfação do paciente. Por isso, é fundamental que o laboratório monitore todos os indicadores que permitem medir a eficiência de seus processos: a quantidade de pacientes atendidos, o tempo que cada um esperou até ser chamado para a coleta, o tempo para realizar o cadastro na recepção e o tempo para a coleta em si.
O controle e a análise diária desses indicadores permite ao laboratório identificar as falhas do processo e, assim, atuar no desempenho dos setores com mais gargalos.
5. Faturamento do laboratório
O controle e acompanhamento do faturamento é uma das maneiras mais eficazes de promover a gestão laboratorial. É fundamental, portanto, o apoio de um sistema que consiga apontar, em tempo real, informações como faturas quitadas e em atraso, glosas etc.
6. Amostras solicitadas e não coletadas
As amostras solicitadas e não coletadas são reflexo da falta de organização da fase pré-analítica dos processos de exame. Portanto, monitorar seu andamento se torna absolutamente necessário para evitar recoleta e erros comuns nos processos manuais.
A melhora na qualidade do serviço e a redução dos erros podem ser diminuídos por meio da medição de análises estatísticas e da identificação das amostras por meio das etiquetas de código de barras.
7. Custos do exame
Para que consiga cobrar do paciente o valor justo de um exame, sem correr o risco de impor preços exorbitantes ou abaixo da média, é imprescindível o laboratório conhecer todos os elementos e variáveis que compõem esse custo. E isso envolve desde as despesas diretas (feitas com os materiais utilizados para realizar o exame propriamente dito) até as despesas indiretas (que envolvem os investimentos em manutenção de equipamentos e folha de pagamento dos funcionários vinculados ao processo, por exemplo).
Além disso, ter acesso a esses fatores é importante na hora de elaborar relatórios de viabilidade de exames por convênios e custos de produção por setor, por exemplo.
Como se vê, os indicadores de qualidade de software são fundamentais para identificar erros no processo produtivo de um laboratório. Com esse apontamento, a instituição consegue providenciar a redução e até a solução de tais falhas e gargalos, de modo a fazer com que a gestão retorne para os trilhos e consiga caminhar rumo aos objetivos do empreendimento.
Caso isso não aconteça, no entanto, o laboratório corre sérios riscos de fazer investimentos vazios, ter gastos desnecessários, não conseguir reduzir custos efetivos e, ainda, gerar insatisfação no cliente final.
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