A qualidade do laboratório de análises clínicas está muito ligada à gestão de compras. Pode parecer que não, mas é comum que as lideranças se preocupem muito com outras questões — como o marketing, o atendimento e o operacional —, deixando de dar a devida atenção para o cuidado com os materiais para laboratório que são adquiridos.
É preciso entender a importância do bom desempenho de cada setor, já que o funcionamento das áreas está interligado. É sobre a garantia da procedência dos materiais que falaremos hoje, a fim de potencializar a qualidade. Que tal ler mais sobre esse assunto? Continue conosco!
Quais são as melhores práticas para obter essa garantia?
Garantir a procedência dos materiais mantém o laboratório seguro. Além disso, a validade dos produtos deve ser considerada, já que eles não podem ser de forma alguma aproveitados quando fora do prazo. Assim, questões sobre utilização de estoque também devem ser abordadas.
Além disso, é importante contar com um setor específico para comprar materiais para laboratório. Muitas vezes, o gestor laboratorial acaba acumulando tarefas e fica sem tempo para dedicar-se a certas questões. Quando não contamos com colaboradores especializados em comparar não só os preços, mas a procedência e a qualidade dos fornecedores, tendemos a negligenciar tais fatores, o que pode se tornar um problema.
Simplesmente comprar materiais de determinado fornecedor porque estavam em promoção ou porque “é de onde sempre compramos” pode não ser o melhor caminho. Um departamento de compras está sempre aberto a negociar e avaliar novas possibilidades para a aquisição de itens que trazem o melhor custo-benefício.
Veja a seguir alguns passos para fazer a boa gestão desse aspecto.
Conheça as necessidades do laboratório
Você possui conhecimento de todos os produtos que são comprados? É muito importante que quem cuida das compras conheça os materiais demandados pelo laboratório. Classifique-os, usando uma curva ABC: ela define quais itens são mais ou menos importantes.
Assim, você pode manter o abastecimento enxuto, sem excessos ou faltas. Essa informação ajuda na hora de definir a quantidade por período e o que deve ser considerado em cada compra. Desse modo, é possível usar da barganha com os fornecedores e conseguir condições mais interessantes.
Identifique o comportamento da demanda
Se os materiais para laboratório necessários estão sob controle, é hora de definir como essa demanda se comporta, ou seja, quais são os critérios para uso e descarte. Quais produtos são usados cotidianamente? E esporadicamente? De quanto em quanto tempo? Em qual volume?
Esses parâmetros demonstrarão como se deve alinhar o uso desses materiais por períodos e gerir o estoque, além de estabelecer uma linha de gastos e auxiliar na preparação para campanhas específicas.
Classifique o potencial de fornecedores
Um fornecedor em potencial deve ser eleito para cada tipo de material. Segmentando-os, mapeie o mercado e as opções. Lembre-se de que descentralizar as compras pode trazer mais trabalho para quem faz a gestão, mas pode significar menores gastos e melhores condições de compra.
Considere alguns aspectos como amplitude de portfólios, cumprimentos dos prazos de entrega, preços, condições de pagamento e, é claro, qualidade dos produtos comercializados. Ao ter esses dados em mãos, você sempre terá orientação para tomar a melhor decisão. O ideal é sistematizar as informações para melhor visualização.
Mantenha o controle do estoque
No caso dos elementos de constante necessidade, como tubos de ensaio e luvas, por exemplo, é simples determinar a quantidade necessária de acordo com quantos procedimentos são realizados por período, mas no caso de outros elementos, qual é a melhor forma de gerir o processo de compra e o estoque?
Além de ter as informações de inventário registradas, é essencial ter rápido acesso ao que está em poder do laboratório e qual é o prazo para utilização. As entradas e saídas precisam ser registradas e as diferenças precisam ser padronizadas (como formas de armazenamento, por exemplo). Assim, você evita falta de materiais ou compras desnecessárias de itens que ficarão parados por muito tempo.
Calcular o giro de estoque também é importante. Como não é possível prever com exatidão quantos procedimentos serão realizados, você pode calcular uma estimativa de acordo com um comparativo do que ocorreu em períodos anteriores. Mas para isso é necessário contar com ferramentas que permitam um registro fiel desse histórico.
Estabeleça estoques mínimos de cada item
Quando o assunto é materiais para laboratório, não vale a máxima de que “quanto mais, melhor”. Produtos parados em estoque por muito tempo são tão prejudiciais quanto a falta de material. Isso porque eles ocupam espaço físico e correm o risco de acabar perdendo a validade. Assim, o responsável pelas compras precisa conhecer os mínimos necessários para o bom funcionamento do laboratório e focar nesse número para fazer as compras.
Considere a sazonalidade
Conforme a lei da oferta e da demanda, uma queda nas vendas pressupõe baixa nos preços, enquanto o seu aumento leva também a alta de preços. Por essa razão, é importante estudar a sazonalidade do mercado em que atuamos. Se você conhecer esses períodos, é possível planejar as compras de modo a aproveitar os melhores preços. Só leve em conta que nenhuma previsão é 100% garantida e que surpresas podem ocorrer.
Estabeleça contratos e parcerias
Quando um fornecedor oferece boas condições e materiais para laboratório de qualidade, você pode estabelecer parcerias ou contratos, especialmente quando trazem consigo alguma vantagem competitiva. Uma programação de compras pode levá-lo a conseguir um melhor preço e, uma vez que você conhece o fornecedor, fica mais fácil pesquisar e garantir que a procedência dos itens comprados é idônea.
Conte com a tecnologia
Incorporar um sistema de gestão laboratorial é um passo importante no que diz respeito à gestão de compras. Trata-se de uma ferramenta que permite a integração de dados entre setores e, portanto, facilita o registro de avaliações de produtos e fornecedores. Assim, ainda que o responsável pelas compras mude, é possível consultar um histórico que levará o novo colaborador aos melhores fornecedores.
Além disso, o controle tecnológico engloba praticamente todas as dicas que demos acima. Ele permite controlar o estoque e registrar o fluxo de produtos, fazendo com que fique mais fácil conhecer a rotatividade e a necessidade de cada item, estudar a sazonalidade e classificar os fornecedores.
Os materiais para laboratório são muitos variados: agulhas, seringas, reagentes, tubos, coletores, lâminas etc. Por isso, analisar o fluxo de exames e programar as compras com fornecedores de confiança é essencial para garantir o bom gerenciamento e uso de todos os elementos, por mais diferentes que sejam.
Para controlar todos os aspectos citados, você precisa de um sistema especializado na atuação de laboratórios. Nós podemos ajudar! Entre em contato conosco, nos conte as dificuldades enfrentadas pelo seu laboratório e tenha acesso a um modelo eficiente de gestão!