A importância de realizar backup das informações com regularidade pode até parecer óbvia, mas muitas vezes este processo só é levado a sério quando já é tarde demais, e os danos podem ser irreversíveis.
Por exemplo, o mais problemático é perder dados pessoais de pacientes. Isso pode ocasionar ações judiciais por parte dos clientes.
Além disso, é provável ocorrer um verdadeiro caos administrativo pois a perda de informações afetará a rotina de entrega de exames, laudos, histórico de pacientes e convênios, gerando prejuízo financeiro direto e indireto a curto e médio prazos.
É sobre esse assunto que vamos abordar neste post. Acompanhe o texto e conheça as chances de perder os dados, os prejuízos inerentes e as dicas para reverter isso. Também descubra a diferença entre um sistema de armazenamento de dados local e em nuvem. Confira!
Chances de perder seus dados
A perda de dados é um fantasma que ronda o mundo moderno, mas até bem pouco tempo a maioria das empresas não se preocupava tanto com ela porque achava que dificilmente dados online seriam perdidos.
No entanto, cada vez mais fica evidente a necessidade de fazer um backup seguro, em sistema confiável e criptografado. O tipo de backup oferecido deve ser um dos principais pontos na hora da escolha do sistema de gestão de análises clínicas.
Existem diversas possibilidades para que seus dados sejam perdidos. A seguir, listamos algumas das situações que podem acontecer.
Problemas físicos (hardware)
Qualquer computador está sujeito a problemas de hardware. Isso pode acontecer por problemas de fabricação, mau uso, instalações ruins, desgaste pelo tempo, entre outros.
Quando o problema acontece no HD, que é onde os dados ficam armazenados, há grandes chances de perda de dados. Nos demais componentes de máquina, o risco é menor, mas também existe.
Problemas lógicos (software)
Alguns dos problemas lógicos mais comuns estão relacionados aos sistemas operacionais que gerenciam todos os programas instalados no computador, inclusive o software de gestão laboratorial.
O sistema operacional Windows é o mais difundido no mercado e, por isso, onde consequentemente encontramos mais problemas, que muitas vezes são pontuais e afetam apenas uma parte dos dados, enquanto outros são mais complexos, exigindo a formatação da máquina.
Além desses, há os problemas de vírus, que são bem comuns de acontecer e podem ocasionar danos irrecuperáveis nos dados. Um dos casos mais comuns é o ransomware.
Trata-se de um software malicioso que infecta todo o computador, fazendo-o bloquear e capturar arquivos importante do computador. Esse vírus envia mensagens ao usuário dizendo que para que o computador voltar ao normal, é preciso pagar taxas de serviço.
O ransomware pode ser instalado no computador por meio de links falsos geralmente presentes em e-mails ou sites suspeitos. Mais um cuidado que se deve ter em relação a segurança digital.
Desastres
Todos estamos sujeitos a situações inesperadas que acontecem ao longo da vida, seja pessoal, seja em nossa empresa. Por isso, possuímos seguros de carro, casa, saúde e outros.
O problema é que não existe um seguro para os dados. Se você não possuir um backup, não existe como recuperá-los. Essa é uma questão fundamental a ser planejada, pois, depois de ocorrido o problema, não há mais o que ser feito.
Riscos de não fazer backup de informações
Um laboratório que ignora a necessidade de backup de informações pode enfrentar muitos problemas. Por exemplo, ele pode sofrer ações judiciais de terceiros, caso os dados desapareçam e sejam furtados. Também há questões relacionadas ao tempo gasto pela equipe para o retrabalho. Vejamos mais detalhes a seguir.
Retrabalho
Muitas das informações armazenadas nas empresas estão necessariamente vinculadas a vários processos da organização. Uma vez que existe perda desses dados armazenados, certamente a empresa deve começar do zero a reconstituição dessas informações. Afinal, ela precisa dar prosseguimento aos seus processos.
Nesse sentido, não fazer o backup de informações pode criar uma situação em que a equipe tenha, por alguma circunstância, fazer o retrabalho. Isso envolve perda de tempo e criação de um clima de desmotivação, já que fazer novamente um trabalho bem-feito pode trazer frustração.
Paralisação das atividades
Se seu laboratório gera, compartilha e procura por dados diariamente para atender às demandas dos clientes e não fizer backup de informações, possivelmente estará vulnerável a parar a qualquer momento suas atividades.
Por consequência disso, a empresa colhe prejuízos. Imagine um dia sem ter que oferecer atendimento, mas manter o pagamento dos funcionários e de toda infraestrutura do laboratório? Nas melhores das hipóteses, a empresa pode até voltar em poucos dias, mas o dano já foi causado.
Perda de informações
Além de paralisar as atividades da empresa, qualquer situação decorrente do comprometimento dos dados pode levar consequências ainda mais danosas. É o caso, por exemplo, de perder informações, e elas serem vazadas para redes criminosas.
Esses dados podem inclusive ser usados para fins ilegais, comprometendo os negócios da empresa. Em se tratando de dados de terceiros, isso pode gerar questões jurídicas bastante sérias, como pagamento de indenização.
Dicas para proteger os dados do seu laboratório
O risco de perder dados sempre existirá, por melhor que seja a estrutura de segurança montada. Porém, existem várias maneiras de diminuir esse risco de tal forma que a chance de isso acontecer torne-se remota. A seguir, citamos algumas dicas para que sua empresa não sofra esse dano irrecuperável.
Sistema em nuvem
Muitos softwares já possuem a possibilidade de trabalhar com o sistema hospedado na internet, o que tira totalmente a responsabilidade do laboratório sobre seus dados, transferindo diretamente para a empresa que hospeda o sistema.
Essas empresas geralmente fazem altos investimentos em redundância de dados, ou seja, seus dados, gravados simultaneamente em locais físicos diferentes, fazem também espelhamento de computadores e ainda backups de todas as informações diariamente para garantir que, em caso de pane, os dados não se percam.
Esse tipo de estrutura acaba tornando-se inviável para empresas de médio e pequeno portes que acabam optando por terceirizar e rateando o custo com outras empresas que utilizam o mesmo serviço.
Lembre-se de que esse tipo de serviço só é aplicável para regiões onde a internet é estável, pois qualquer interrupção na internet derruba o acesso ao sistema.
Servidor dedicado com espelhamento
Possuir um servidor dedicado com espelhamento de HD é uma das possibilidades para evitar problemas de Hardware, pois, quando um HD dá pane, o outro continua trabalhando normalmente, bastando substituir o que está com defeito e refazer o espelhamento sem a necessidade de parar a empresa.
Firewall
A própria palavra já explica um pouco de sua função (wall é parede e fire, fogo), que é a de criar uma proteção para que algo não entre ou não saia da sua rede de computadores.
Existem várias formas de implementar um Firewall. Pode ser por um hardware específico desenvolvido com a finalidade de proteger a rede ou um software que é instalado em um computador com a mesma finalidade.
Faz-se necessária a ajuda de um técnico especializado para montar uma estrutura de Firewall profissional.
Antivírus profissional
Existem muitos antivírus gratuitos no mercado, porém somente os que são pagos possuem uma atualização constante em relação à quantidade de vírus que são produzidos diariamente, além do suporte e de outros recursos de segurança que só existem nas versões comercializadas.
Backup fora do computador
Os sistemas geralmente fornecem um programa de backup que gera um único arquivo com todos os dados. Esse arquivo, além de ficar salvo no computador, deve ser salvo em outros locais físicos.
Alguns exemplos deles são HDs externos, outros computadores na rede, espaço online para armazenamento de arquivos, como Dropbox e Google Drive. Quanto maior a distribuição desse arquivo, menor a chance de perda de dados.
Sistema operacional em Linux
Além de ser gratuito, o Linux possui maior estabilidade como sistema operacional e faz uma melhor gestão dos componentes de hardware.
Por ser menos difundido, não existe uma preocupação dos hackers em desenvolver vírus que burlem a segurança desse sistema operacional (SO). Portanto, colocar o banco de dados do seu laboratório em Linux é, sim, uma boa medida de segurança.
Questão da segurança no sistema local e em nuvem
A questão da segurança é um ponto interessante para comparar as vantagens do sistema local e do em nuvem. Isso porque geralmente os gestores de laboratórios acham que o sistema em nuvem faz com que os dados da empresa sejam mais vulneráveis e sujeitos a fraudes ou falsificações. Na prática, não é bem assim. Pelo contrário, são os sistemas locais que estão mais sujeitos a problemas causados por vulnerabilidades.
Por exemplo, se tiver algum computador localizado no laboratório que foi alvo de algum vírus ou malware, pode comprometer a segurança do sistema local. Isso não acontece no sistema em nuvem porque o procedimento dos comandos é feito de maneira muito mais criteriosa.
Os sistemas em nuvem são auditados e certificados por instituições internacionais que adotam as mais rigorosas práticas para permitir a confiabilidade dos dados. Dessa forma, quando o laboratório resolve contratar um sistema em nuvem, ele consegue terceirizar o gerenciamento e fornecimento da nuvem que está extremamente apoiado em práticas especializadas de segurança em rede.
Essas foram algumas informações sobre a importância do backup de informações. Prevenir nunca é demais. É fundamental consultar uma empresa fornecedora de sistema em nuvem para ter as orientações necessárias e, assim, encontrar as melhores formas de garantir a segurança dos dados. Assim, seu laboratório não é pego de surpresa.
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