Planejamento, controle e organização são ações que norteiam o bom desempenho de qualquer negócio, seja qual for o segmento e porte do empreendimento. A gestão de fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para quem deseja ter as contas em dia, ao garantir o registro de todas as transações financeiras de um negócio.
Ter um serviço de laboratório não é uma tarefa tão fácil quanto se pensa, já que requer conhecimento preciso em diversas áreas. De fato, entre todas as obrigações primordiais que esse tipo de empreendimento exige, o lado financeiro não deve ser deixado de lado.
Se as finanças não estão em dia, o controle é comprometido, as previsões são realizadas de forma errônea e se torna muito mais estressante trabalhar. Mas, como fazer um bom fluxo de caixa para seu laboratório? Quais os erros mais comuns? Como evitar que esses erros possam comprometer uma boa gestão?
Acompanhe o post e fique por dentro de todos os detalhes!
Importância de um fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um importantíssimo instrumento para que empreendedores consigam se manter em funcionamento e, melhor, de maneira sustentável. Analisar quanto entra de dinheiro e quanto sai não é apenas o que importa, é preciso saber quando esse dinheiro vai entrar e sair da empresa.
É por meio do fluxo de caixa que gestores podem ter certa previsibilidade do que vai ocorrer com a parte financeira do negócio e começar a elaborar medidas preventivas, como fundos de reserva, redução de custos, corte de gastos desnecessários, entre outros.
Como fazer um fluxo de caixa
Para conseguir elaborar um fluxo de caixa é preciso comprometimento e dedicação. O primeiro passo é separar as saídas e as entradas de dinheiro. As saídas de dinheiro podem ser divididas em, pelo menos, três categorias:
1. Fornecedores: pagamentos efetuados à vista ou a prazo, como no caso de materiais descartáveis, seringas, luvas, entre outros;
2. Despesas: podem ser subdivididas ainda em três categorias:
- Administrativas: papel, caneta, internet, salários, telefone, correio;
- Comerciais: gastos com marketing, campanhas de divulgação dos serviços do laboratório, no caso de trabalhar com fornecedores de algum material, as comissões;
- Financeiras: juros, multas e IOF.
3. Outras saídas: investimentos realizados, amortização de empréstimos e pagamentos de tributos.
Já as entradas estão relacionadas ao que é arrecadado de dinheiro, seja pelo pagamento de um exame, de materiais de uso médico, seja por qualquer outro tipo de serviço que venha a ser cobrado, tanto por pagamento à vista ou a prazo.
A operação de registro das entradas e de saídas deve ser realizada diariamente. É por meio da subtração do valor do dinheiro que entrou em caixa com o dinheiro que saiu do caixa, somado ao saldo inicial, que o empreendedor terá acesso ao saldo final do dia.
Este valor deve bater com o que consta nas contas bancárias. Se algo der errado, provavelmente o fluxo de caixa está sendo elaborado incorretamente.
Erros comuns cometidos na realização do fluxo de caixa
Problemas de gestão financeira são cometidos, principalmente, quando o gestor não realiza um correto acompanhamento do fluxo de caixa. Isso inclui alguns erros clássicos e que podem ocasionar problemas futuros nas finanças, como é o caso de:
- não ter disciplina no acompanhamento diário: é preciso ter conhecimento de todos os gastos do laboratório, vencimento de contas e evitar acúmulo de juros e multas — dessa forma, o objetivo não é atingido;
- não separar as contas de pessoa física das de pessoa jurídica: erro habitual de muitos empreendedores — é preciso separar completamente a vida financeira pessoal e ser rigoroso neste processo, ou o negócio está fadado ao fracasso;
- não conhecer os prazos: a forma mais eficaz de controlar seu fluxo de caixa é conhecer profundamente cada prazo estabelecido para recebimentos e pagamentos;
- não utilizar um software de gestão: as necessidades de gerar relatórios, conhecer prazos, vencimentos e tantas outras informações exigiu de gestores que houvesse melhor adequação quanto ao sistema a ser utilizado para a elaboração do fluxo de caixa. Adotar um bom software na rotina profissional aumenta a eficiência e diminui a possibilidade de erros.
As melhores dicas para fazer um fluxo de caixa
Agora que você já reconhece a importância do fluxo de caixa e entende o que precisa conter no mesmo, vamos apresentar algumas dicas relevantes para a sua gestão de fluxo de caixa. Siga a leitura e confira os principais pontos de atenção e as boas práticas ligadas à tarefa!
Registre e categorize todas as movimentações
Tudo precisa estar incluído no seu fluxo de caixa, não é possível ignorar nem mesmo a despesa de compra de uma simples caneta, por exemplo, afinal, qualquer montante precisa ter destino.
Falando em destino, é necessário nomear as entradas e saídas de caixa, por isso, não basta que você intitule a compra da caneta como “despesa”: é necessário especificar o recurso e também a origem do rendimento apresentado na planilha.
Além disso, as categorias (despesas e receitas) devem estar bem diferenciadas. Dessa maneira, você pode introduzir cores para cada lançamento, como verde para receita e vermelho para despesa, ou incluir um sinal de subtração na frente das despesas, por exemplo. Tudo isso vai auxiliar você a organizar seu fluxo de caixa.
Verifique o fluxo de caixa diariamente
Chegando até aqui, você já compreendeu que falar de fluxo de caixa tem a ver com organização e planejamento, certo? Além disso, essa prática não se relaciona com surpresas: 2+2 precisa sempre resultar em 4!
Para que a ordem matemática se mantenha e o fluxo de caixa do seu laboratório permaneça saudável, é necessário manter-se de olhos bem abertos na movimentação. Isso significa que você precisa manter a conferência de dados, entradas e saídas uma prática diária.
Pense em longo e em curto prazo
O fluxo de vendas não é tão estável como a matemática, você, gestor, já deve saber disso. Por isso mesmo, é necessário haver projeções reais e confiáveis sobre seu negócio. Fique sabendo que o fluxo de caixa é bastante útil para a geração de insights financeiros.
Nossa dica, portanto, é que você estude as movimentações de caixa anteriores, a fim de prever os comportamentos dos meses subsequentes. É assim que poderá descobrir em quais meses do ano as despesas precisam ser evitadas e em qual período é possível, por exemplo, investir no seu laboratório.
E então, o que você achou dessas dicas e explicações sobre a gestão de fluxo de caixa? Há ainda mais uma boa notícia: é possível automatizar todas essas tarefas indicadas ao longo do texto com a rápida implantação do software do Unilab.
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O gerenciamento financeiro da sua empresa também é importante para nós, por isso, além de todos os outros benefícios do programa que pudemos ver acima, você pode organizar da maneira mais otimizada possível a gestão de fluxo de caixa e todos os demais assuntos financeiros do seu laboratório.
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