A gestão de documentos abrange medidas para administrar os documentos físicos ou digitais que uma empresa precisa organizar. Essa gestão é fundamental para o fluxo de trabalho da empresa, a fim de garantir a segurança das informações gravadas nos documentos, bem como o cumprimento de regras previstas por lei.
Com a disseminação de documentos digitais ou eletrônicos, a gestão de documentos deve ampliar seu leque de atuação. Isso significa sair da atenção única a documentos físicos e introduzir novas tecnologias para documentos digitais.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe este artigo e conheça dicas fundamentais para a gestão de documentos no seu laboratório.
1. Considere a temporalidade
Cada documento, dependendo do suporte onde ele é gravado e sua utilidade, precisa ser armazenado em determinado prazo. Isso quer dizer que nem todo documento deve ser arquivado de maneira definitiva.
Por exemplo, documentos como IPVA e IPTU e extratos bancários devem ser guardados no prazo de cinco anos. Já aqueles referentes às obrigações previdenciárias devem ser armazenados por, no mínimo, 40 anos. Por isso, para uma boa gestão de documentos é fundamental conhecer a temporalidade de cada item.
2. Faça a digitalização dos documentos
Digitalização de documentos é uma grande oportunidade para sua empresa aumentar a durabilidade e garantir o fácil acesso a uma quantidade enorme de arquivos. Além disso, a digitalização reduz a necessidade de ter um espaço físico para armazenamento de documentos em papel.
Mas para boa gestão de documentos é preciso que estabelecer um cronograma de digitalização desses papéis. Por exemplo, é recomendável que a empresa defina uma equipe ou um funcionário responsável para executar a tarefa de digitalização de tempos em tempos. Assim, é possível centralizar todo o processo.
3. Realize backups regulares
Quando a gestão de documentos envolve documentos digitais, é importante não deixá-los vulneráveis a ações de criminosos ou perda desses dados. Uma das medidas para evitar isso é a realização de backups regulares.
Eles dão a garantia de uma segunda cópia de arquivos. Ao ser realizado de maneira periódica, o backup traz mais segurança na gestão de documentos.
4. Estabeleça regras de acesso
Todo documento possui um destinatário ou finalidade. Isso quer dizer que nem todo documento pode ser acessado por pessoas estranhas. Por isso, é fundamental criar regras de acesso.
Somente pessoas autorizadas podem ter acesso ao documento — mesmo assim, em prazo determinado. Ainda, é importante que toda movimentação em relação ao arquivo seja registrada para acompanhamento futuro.
5. Utilize um software de gestão
Com o uso da tecnologia fica mais fácil realizar a gestão de documentos. Por exemplo, ao adotar um software integrado que gerencia os documentos digitalizados, fica mais fácil não apenas armazenar essas informações, mas também deixá-los disponíveis para busca imediata. Além disso, a plataforma vai seguir a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitando vazamento de dados pessoais e sensíveis do laboratório.
Essas foram algumas informações sobre a gestão de documentos. É importante realizar treinamentos da equipe para lidar com cuidado com cada documento gerado no laboratório. Logo, é possível padronizar a utilização dos documentos, evitando falhas ou erros de registro.
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