Abrir um posto de coleta pode ser um importante upgrade na gestão do seu laboratório, e por isso mesmo, é uma iniciativa que merece ser bem avaliada antes, durante e depois.
São tantas as variáveis a considerar, que já nos dedicamos a várias delas, como você irá recordar ao longo deste artigo. Por exemplo, você já seguiu os oito passos necessários para abrir um posto de coleta? Vale a pena recordá-los, clicando no link. E vale a pena também, a qualquer momento, atualizar sua estratégia de seleção de pessoal, revisando as seis qualidades para uma boa recepcionista.
No entanto, o tema de hoje é outro: digamos que você já inaugurou um ou mais postos de coleta, e agora vem enfrentando desafios na comunicação entre unidades, que levam a recoletas e a necessidade de reciclagem de treinamento… Como solucionar o problema?
Pois é, a gestão eficiente de um laboratório de análises clínicas não se limita apenas à matriz, mas também inclui os postos de coleta. E a interação entre a matriz e os postos não pode ser afetada por obstáculos, como a ausência de um canal de comunicação claro e eficaz entre as unidades, que resultam em erros, atrasos e falta de alinhamento entre as equipes. Os erros nos procedimentos, aliás, acontecem muitas vezes quando as informações não são transmitidas corretamente, como acondicionamento incorreto de amostras ou atrasos na coleta.
Os colaboradores dos postos de coleta precisam estar atualizados sobre os protocolos, métodos e políticas adotadas pelo laboratório, mas isso exige a prática de um treinamento regular, que previna lacunas de conhecimento. E, finalmente, é preciso estar atento à padronização dos serviços, pois pode ser muito frustrante para os clientes e prejudicial à sua imagem, afetando sua credibilidade, se a qualidade encontrada nos postos não for a mesma que é disponibilizada na matriz.
Para ajudá-lo nessas questões, reunimos aqui um conjunto de dicas valiosas para melhorar a comunicação entre os postos de coleta e a matriz. Vamos a elas? Acompanhe:
Designar um responsável para centralizar as informações
É interessante que exista um colaborador responsável em cada posto de coleta para ser o ponto de contato principal com a matriz. Isso facilita muito a troca de informações e agiliza a resolução de problemas, pois não se perde tempo com repetições, relatos desencontrados ou dados conflitantes. Esse responsável deve apresentar características de liderança, iniciativa, organização, facilidade de expressão e possuir uma visão razoavelmente ampla e periférica do funcionamento do posto.
Padronizar os processos
Estabelecer protocolos e procedimentos operacionais padrões em todos os postos de coleta vai garantir que todos os colaboradores estejam seguindo as mesmas diretrizes, e por consequência, os clientes vão experimentar o mesmo padrão de qualidade que é dispensado na matriz. Isso é essencial para o sucesso do posto de coleta, pois muitas vezes, os clientes que o utilizam já frequentavam a unidade principal e apenas migraram para a nova unidade por uma conveniência geográfica, ou seja, estão predispostos a comparações.
Realizar reuniões periódicas com feedback da gestão
Realizar reuniões regulares para compartilhar informações relevantes, fornecer feedback sobre o desempenho e ouvir sugestões dos colaboradores do posto de coleta promove integração, engajamento e um sentimento de pertencimento à organização, que vai facilitar em muito tanto as comunicações futuras, como a identificação do posto com os objetivos propostos pela rede a partir da matriz.
Promover treinamentos frequentes
A realização de treinamentos frequentes tem vários efeitos benéficos, diretos e indiretos, sobre a facilidade de comunicação entre as unidades. Assim como as reuniões de feedback, eles se constituem numa oportunidade de integração, de reajuste do foco para os objetivos da rede como um todo, permitem identificar erros. É interessante identificar as áreas onde há maior necessidade de treinamento e desenvolver programas de capacitação regulares para esses colaboradores. Isso ajudará a manter todos atualizados e aprimorar a qualidade do trabalho.
Investir na tecnologia
Utilizar um software especializado para laboratórios também pode apoiar muito o gestor nessa missão. Essas soluções oferecem recursos avançados, como comunicação interna, rastreamento de amostras e controle de qualidade, facilitando a gestão dos postos de coleta e melhorando a comunicação com a matriz, e você pode conhecê-las melhor acessando o artigo que informa tudo que o Unilab pode fazer pela gestão de processos do seu laboratório.
Como visto, aprimorar a comunicação nos postos de coleta é fundamental para garantir a eficiência operacional e a qualidade dos serviços de um laboratório de análises clínicas. Ao superar as dificuldades de comunicação, padronizar processos, promover treinamentos regulares e investir em tecnologia, os gestores podem fortalecer o vínculo entre a matriz e as unidades externas, resultando em benefícios significativos, como maior eficiência, menor incidência de erros e melhor experiência para os pacientes atendidos. E o sistema Unilab é capaz de ajudá-lo em todos os passos para essas soluções. Agende uma demonstração e veja como o Unilab pode te ajudar!
