Todos os processos que envolvem pessoas estão sujeitos a erros, isso é inegável. No caso de laboratórios, esses erros podem ser críticos, comprometer um serviço e acabar atingindo não só a empresa, mas também os pacientes.
O controle de estoque é uma tarefa que necessita de uma pessoa organizada e centrada. Um pequeno descuido pode comprometer uma série de procedimentos. Já pensou ter um material parado por falta de reagente para realização de determinado exame? Ou então ficar sem agulhas para coleta? São situações que parecem absurdas, mas que podem acontecer caso o estoque não tenha um controle adequado.
Se você tem dificuldades em lidar com o estoque de seu laboratório, esse texto é para você. Confira a seguir algumas dicas de como otimizar esse controle.
1. Atenção com o que entra e o que sai
Essa é a dica principal, saber o que entra e o que sai e dessa forma o que restou no estoque. Embora pareça uma tarefa complicada, é algo fácil e extremamente simples de ser feito. Esse controle pode ser feito de forma manual, e até mesmo através de tabelas do excel, caso seu laboratório seja pequeno. Porém, se seu laboratório for de médio e grande porte, é altamente recomendado que você tenha um software para controlar seu estoque.
2. Padronize as diferenças do estoque
Embora seja trabalhoso, esse tipo de trabalho só será feito uma vez. Seu estoque é composto por diferentes tipos de materiais, como reagentes, agulhas, seringas, lâminas, tubos e coletores, por exemplo. Cada material possui um prazo de validade e uma forma de ser armazenado. Ter isso padronizado fará com que você tenha controle total sobre o estoque de seu laboratório.
3. Analise o fluxo de exames
Faça um levantamento e tenha em mãos o fluxo diário, semanal e mensal de exames, dessa forma você saberá quanto precisa comprar de material básico, como agulhas, curativos, lancetas e afins. Nesse mesmo levantamento você saberá quais são os exames mais repetidos e dessa forma você comprará mais reagentes para os exames mais realizados e menos reagentes para os exames pouco solicitados.
4. Tenha uma programação de compras
Após criar uma análise de fluxo é hora de alinhar a programação de compras. Com a análise de fluxo feita, você saberá em qual nível estão seus reagentes e materiais básicos e dessa forma, comprará a quantidade correta na data correta. Isso evitará que você fique sem material, além de te permitir comprar a quantidade exata de materiais e reagentes, nem a mais, nem a menos.
5. Tenha fornecedores de confiança
De nada adianta ter um rigoroso controle de estoque, assim como uma programação de compras baseada no fluxo de exames se seus fornecedores não cumprirem as datas de entregas programadas. Por isso, não compre de qualquer fornecedor. Contrate empresas responsáveis que cumpram prazos e antes de fechar negócio procure por referências da mesma. Se o fornecedor atrasar e você ficar sem material, o paciente vai criticar seu laboratório e não o fornecedor de materiais.
Controlar o estoque é mais fácil do que parece. Requer cuidados e atenção, mas é algo simples de ser feito e jamais deve ser deixado de lado. Você tem alguma outra dica para controlar o estoque de seu laboratório? Conte para nós através dos comentários.
