Controle de estoque é uma das tarefas mais fundamentais para o bom funcionamento do laboratório, mas, no entanto, pode ser negligenciada justamente por sua aparente simplicidade.
Garantir que os insumos estejam sempre disponíveis, controlar seus prazos de validade, ficar alerta para possíveis desabastecimentos sazonais ou eventuais, incluindo fazer frente a altas e baixas nas demandas, tudo isso é de suprema importância para a garantia do fluxo e da produtividade, manutenção dos prazos e da qualidade etc.
Mas como funciona exatamente a gestão de estoque, e por que ela merece ser valorizada no laboratório? Essa ferramenta, acredite, evita gastos desnecessários, elimina o desperdício, previne a falta de recursos, e, é claro, resulta em maior satisfação do cliente ao agilizar entregas.
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Imagine o pior cenário: sua equipe vai realizar um procedimento, e faltam insumos. Além do grande risco de perder para sempre aquele cliente devido à frustração e desconfiança que ele experimentará em relação aos seus serviços, os danos à imagem do laboratório são incalculáveis, pois certamente esse incidente irá gerar uma cascata de críticas negativas. Esse é apenas um dos erros fatais na gestão do estoque que você deve aprender a evitar, entre eles:
- Comprar além ou aquém do necessário, sem controle de demanda e arriscando-se a desperdiçar material por vencimento das validades.
- Deixar de envolver a equipe nas questões relativas ao controle do estoque, centralizando essa tarefa.
- Descuidar do relacionamento com seu cadastro de fornecedores, arriscando-se a ficar desabastecido de uma hora para outra simplesmente pela falta de um plano B, além de ficar à mercê do preço praticado por um fornecedor por não possuir orçamentos alternativos.
- Utilizar aplicativos incompletos, que em lugar de auxiliá-lo, causarão mais dificuldades como falta de adesão da equipe às funcionalidades ou necessidade constante de manutenção, sem falar no investimento perdido. Pense no tamanho do problema!
Grandes problemas, no entanto, podem receber soluções simples. E no caso da gestão de estoque, contar com um software sob medida para suas necessidades certamente é a melhor saída.
A importância de um software para gestão de estoque
Seu sistema de gestão de estoque deve ser capaz de dar conta das peculiaridades do segmento laboratorial, com rotinas e necessidades próprias, muito diferentes, por exemplo, de empresas varejistas e mesmo setores da área de serviços.
Ele deve ser versátil o suficiente para interagir com outras áreas da gestão, de forma complementar, e precisa ser suficientemente intuitivo e descomplicado, de forma que sua implantação não gere ansiedade na equipe, e sim um sentimento de maior fluência na realização das tarefas, apoiados por ferramentas e um bom suporte para esclarecimento das dúvidas que podem naturalmente surgir no início. Sem esquecer, é claro, da relação custo-benefício para o gestor.
Mas quais são, exatamente, as principais funcionalidades de um bom sistema de gestão de estoque? Para começar, ele deve ser capaz de controlar as entradas e saídas de materiais e insumos, registrando e atualizando constantemente essas movimentações para um planejamento correto das decisões de compra.
Também deve ser capaz de informá-lo em tempo real e de forma clara a respeito dos prazos de vencimento dos insumos, o que aumenta sua margem de segurança em qualidade e previne desperdícios. E deve, sobretudo, ser capaz de “conversar” com planejamento financeiro, gerando relatórios oportunos e detalhados que realmente auxiliem a gestão nas tomadas de decisão.
Todas essas possibilidades e muito mais estão presentes no sistema de controle de estoque do Unilab. Após a inserção de todos os dados, o aplicativo passa a fazer o “trabalho pesado” do controle de entradas, saídas e validades dos materiais e insumos, distribuídos por categorias como tipo de produto e unidades onde acontecem as movimentações, tornando esse controle ainda mais minucioso.
Veja também: Como escolher o fornecedor de software de gestão laboratorial ideal?
Apenas como exemplo, ele irá emitir alertas para produtos vencidos e para níveis críticos de estoque mínimo, mantê-lo informado em tempo real sobre as oscilações do estoque e fornecer relatórios dos gastos em produtos estocados, discriminados por centros de custo.
Toda essa otimização traz ainda um plus: com a casa organizada, você fica muito mais tranquilo para se dedicar a novos projetos! E para que você invista seguro nesse upgrade para sua gestão, basta solicitar uma demonstração. Entre em contato, e descubra tudo que o Unilab pode fazer por você.
