A gestão financeira de uma empresa é essencial para o bom andamento das atividades de um negócio e pode ser considerada como vital para sua própria sobrevivência. Entretanto, alguns erros podem prejudicar o equilíbrio necessário para o bom andamento das finanças. Listamos os 5 principais erros na gestão financeira de um laboratório para que você possa conhecê-los e evitá-los em seu negócio. Vamos lá?
1. Não conhecer o seu fluxo de caixa
Um erro muito comum na gestão financeira é o desconhecimento do fluxo de caixa. É preciso saber o total de seus recursos, considerando as entradas, que são representadas pelos recebimentos de clientes, por exemplo, e as saídas, relativas à compra de materiais para o laboratório e ao pagamento de contas diversas, como os salários dos funcionários.
A utilização de um software de gestão auxiliará você na elaboração de um fluxo de caixa detalhado, com entradas e saídas discriminadas minuciosamente, na geração de relatórios periódicos e na possibilidade de integração com outras setores da empresa. Isso agiliza o processo e torna essa ferramenta ainda mais confiável.
2. Não controlar suas contas a pagar e a receber
Em um laboratório, o volume de contas a pagar e a receber é uma parte importante das finanças, já que, em caso de descontrole, a empresa pode perder dinheiro por ter de pagar multas e juros e ainda pode passar por dificuldades em caso de clientes inadimplentes.
Com a utilização do software de gestão integrado, além de conhecer o fluxo de caixa dos recursos, seu laboratório poderá controlar individualmente cada cliente e fornecedor, além de haver a possibilidade de lançamento automático de notas de compras. Isso permitirá a inserção da compra de seus materiais diretamente em seu estoque.
3. Não controlar o seu estoque corretamente
Um laboratório que não controla seus estoques de forma adequada pode apresentar diversos problemas, que vão desde a falta de material para prestar seus serviços, desvios e peças perdidas até a presença de materiais com a data de validade expirada, o que certamente trará prejuízos para seu laboratório. Então, o que devo fazer para evitar tudo isso?
A utilização de um sistema integrado, além de permitir o lançamento das notas de conta diretamente no estoque, propicia a monitoração de seus materiais, o que possibilita um controle em tempo real da quantidade e dos tipos de materiais presentes no laboratório. Além disso, um sistema de gestão facilitará decisões de compra e pode ser utilizado para conhecer quais produtos estão mais próximos da data de expiração do prazo da validade.
4. Desconhecer o valor de seus gastos
O desconhecimento de seus gastos, ou seja, suas despesas e custos, poderá até mesmo comprometer a continuidade das atividades de seu laboratório.
Isso pode e deve ser evitado por meio de um controle efetivo e detalhado, que pode ser feito por setor, unidades ou ainda de acordo com as necessidades de seu negócio. Os relatórios podem ser gerados em tempo real ou ainda de forma comparativa, permitindo que você tome diferentes tipos de decisão.
5. Não entender o seu resultado do exercício
Muitos empresários e administradores não entendem como ocorre a formação do resultado, pois não possuem ferramentas que os auxiliem nessa questão. Um bom software de gestão permitirá a elaboração e análise da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), que deve ser utilizada como uma ferramenta valiosa para conhecer a geração de resultado da empresa. Esse recurso confronta as receitas e os gastos de forma comparativa. Com essa demonstração, é possível fazer projeções de resultados, estabelecer comparações com períodos anteriores e entender o comportamento de seus custos, despesas e receitas em um determinado período de tempo.
Você viu que alguns erros, aparentemente simples, podem afetar a gestão financeira de seu laboratório e, consequentemente, comprometer o seu negócio. A utilização de um sistema integrado de gestão tornará seu dia a dia mais fácil, rápido e confiável e permitirá que você tenha maior controle sobre suas finanças. Quer conhecer mais sobre nossas soluções para seu laboratório? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.
