Embora a rotina de um laboratório possa ser marcada por demandas urgentes que desviam a atenção dos processos financeiros, é crucial resistir à tentação de adiar a organização financeira. Procrastinar a gestão das finanças pode abrir portas para erros, desvios e, eventualmente, crises financeiras.
Quando o laboratório possui um financeiro eficiente, ele se torna capaz não apenas de reagir a imprevistos, mas também de antecipar movimentos e auxiliar na condução do caminho para a expansão de mercado. Ele é um verdadeiro copiloto do negócio, capaz de ajustar a rota antes que turbulências atinjam a empresa. E a implementação e manutenção de controles financeiros claros, com periodicidade ideal, pode ser muito facilitada se o laboratório possuir ferramentas que automatizam e facilitam esse acompanhamento.
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Estruturando a Rotina Financeira: Onde Tudo Começa
Antes de tudo, é essencial definir e implementar políticas de controle financeiro rigorosas, estabelecendo, como já mencionado, controles financeiros claros. Isso inclui procedimentos para aprovação de despesas, auditorias regulares e protocolos de segurança para a movimentação de fundos. Estabelecer um conjunto claro de relatórios com os principais pontos de análise financeira não apenas protege seu laboratório contra desvios, mas também cria uma base sólida para a tomada de decisões melhor informadas.
A seguir, é preciso definir uma rotina de análise financeira. A periodicidade das análises financeiras pode variar de um laboratório para outro, mas uma regra de ouro é realizar avaliações mensais detalhadas, complementadas por verificações semanais de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Isso garante que você esteja sempre a par do status financeiro do seu laboratório, permitindo ajustes proativos em sua estratégia em curto prazo.
Importante: Guia dos indicadores para laboratórios de análises clínicas
Ferramentas e Estratégias para um Controle Efetivo
1.Gestão do Fluxo de Caixa
A base de qualquer controle financeiro eficaz começa com uma gestão rigorosa do fluxo de caixa. Ferramentas que oferecem visibilidade em tempo real sobre entradas e saídas financeiras permitem que gestores ajustem rapidamente a operação em resposta a qualquer desvio ou imprevisto.
O fluxo de caixa reflete a capacidade do laboratório de gerenciar suas obrigações de curto prazo e de investir em oportunidades de longo prazo. Sem um controle rigoroso do fluxo de caixa, mesmo o laboratório mais inovador e tecnicamente competente pode encontrar-se à deriva, incapaz de responder a imprevistos ou de aproveitar novas oportunidades de mercado.
A previsibilidade financeira das entradas e saídas de caixa, atualizada de forma periódica, garante o entendimento dos gargalos monetários para operações contínuas, e o momento para o investimento em pesquisa e inovação.
2.Ticket Médio
O ticket médio é calculado dividindo-se o total de receitas pelo número de vendas ou clientes atendidos em um determinado período. Este valor oferece insights sobre o comportamento de compra dos clientes e a eficácia das estratégias de precificação e de vendas de um laboratório. Um ticket médio mais alto indica que os clientes estão gastando mais por visita, o que pode ser um reflexo da percepção de valor agregado aos serviços oferecidos.
Para laboratórios de análises clínicas, onde a concorrência é acirrada e os clientes são cada vez mais informados e exigentes, otimizar o ticket médio vai além do aumento direto nas receitas. Ele reflete a capacidade do laboratório de oferecer serviços de alta qualidade percebida, diversificados e personalizados, que atendam às necessidades específicas de cada cliente.
3.Ponto de equilíbrio
É aquele no qual um laboratório não está ganhando nem perdendo dinheiro, mas suas operações estão se sustentando. Determinar esse ponto é essencial para qualquer gestor financeiro, pois oferece uma clara indicação de quão viáveis são as operações atuais e o que precisa ser feito para garantir lucratividade e crescimento.
Para calcular o ponto de equilíbrio, é preciso entender três componentes chave: custos fixos, custos variáveis e ticket médio. Os custos fixos são aqueles que não mudam, independentemente do volume de trabalho realizado, como aluguel e salários. Os custos variáveis, por outro lado, flutuam com o nível de produção ou serviço prestado, como materiais de laboratório consumidos nos testes. De posse do ticket médio, podemos estimar quantos pacientes precisamos ter para cobrir todos os seus custos, atingindo assim o ponto de equilíbrio.
Além do Cálculo: Estratégias para Superar o Ponto de Equilíbrio
Se o ponto de equilíbrio é uma posição relativamente segura, isto é, não está acontecendo fuga de recursos, por outro lado ela é uma posição estagnada em termos de crescimento. E cabe ao gestor investir em esforços para superá-la, vencendo a inércia e retomando uma escalada ascendente, pois do contrário, estaciona numa posição vulnerável que qualquer alteração no mercado poderá afetar negativamente. Mas quais as medidas a tomar? Acompanhe.
- Redução de Custos: examine minuciosamente tanto os custos fixos quanto os variáveis em busca de oportunidades de economia, sem comprometer a qualidade do serviço. Negociações com fornecedores ou a adoção de tecnologias mais eficientes podem reduzir custos operacionais.
- Aumento de Preços: embora seja uma medida delicada, reajustar os preços dos serviços pode ser necessário para refletir a qualidade e o valor oferecido, especialmente se o laboratório oferece especializações que justifiquem o valor agregado.
- Maximização da Eficiência Operacional: otimizar as operações para maximizar a eficiência pode aumentar a capacidade, sem necessariamente aumentar os custos fixos, permitindo ao laboratório realizar mais testes dentro da mesma estrutura de custos.
4.Diversificação de Serviços: oferecer uma gama mais ampla de serviços pode abrir novas fontes de receita, ajudando a superar o ponto de equilíbrio e impulsionar o crescimento.
Como manter o financeiro organizado
A essa altura, provavelmente você já se deu conta da importância de possuir controles financeiros. No entanto, um dos maiores desafios enfrentados por gestores está em manter o controle atualizado para o momento em que ele é necessário. Por essa razão, aqui estão algumas dicas valiosas para manter seu financeiro atualizado, e permitir uma visão em tempo real do desempenho financeiro do seu laboratório.
- Dedicar Tempo à Atualização Financeira
A primeira e mais importante dica é reservar um tempo específico do seu dia ou da rotina de um colaborador dedicado, exclusivamente, à atualização financeira. Esse compromisso diário garante que todas as transações sejam registradas sem atrasos, mantendo os dados financeiros sempre atualizados. Pode ser no início do dia, para revisar as atividades do dia anterior, ou no final, para encerrar o dia com tudo registrado. A consistência nessa prática é o que permite uma visão em tempo real da saúde financeira do laboratório.
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- Integração com Bancos e Cartões
Com bancos e sistemas de pagamentos integrados, os laboratórios podem ver suas transações bancárias e recebíveis de cartões refletidos instantaneamente em seus sistemas. Isso elimina atrasos e reduz as chances de erro que podem ocorrer com a entrada manual de dados, permitindo que os gestores tomem decisões baseadas em informações precisas e atuais.
- Revisão Periódica das Rotinas Financeiras
O mundo financeiro de um laboratório é dinâmico, com novas necessidades e desafios surgindo constantemente. Por isso, revise e ajuste as rotinas financeiras regularmente. Isso não apenas ajuda a identificar processos obsoletos ou ineficientes que precisam ser atualizados, mas também garante que o laboratório se adapte rapidamente às mudanças no ambiente de negócios. Estabelecer revisões trimestrais ou semestrais pode ser um bom ritmo para garantir que as práticas financeiras permaneçam ágeis e eficazes.
- Realização de Auditorias Internas
As auditorias internas são ferramentas poderosas para manter a precisão e a integridade dos registros financeiros. Elas fornecem uma oportunidade de verificar a exatidão das informações financeiras e identificar possíveis discrepâncias ou incoerências. A realização de auditorias internas em uma base regular, seja mensal ou trimestral, ajuda a identificar e corrigir problemas antes que eles se tornem significativos, garantindo que o financeiro reflita com precisão a realidade do laboratório.
- Cultura de Transparência e Comunicação
Por fim, mas não menos importante, criar uma cultura de transparência e comunicação aberta dentro do laboratório é fundamental. Encorajar todos os membros da equipe a compreender a importância de manter o financeiro atualizado e a comunicar qualquer discrepância imediatamente pode fazer uma grande diferença. Treinamentos regulares e reuniões de equipe para discutir a saúde financeira do laboratório reforçam a importância de manter o financeiro precisamente atualizado.
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Implementação de Softwares de Gestão Financeira
A tecnologia é uma aliada poderosa na missão de manter o financeiro atualizado em tempo real. Softwares de gestão que possuem um bom controle financeiro e de estoque automatizam o registro de transações, a geração de relatórios e a análise de dados, reduzindo significativamente o tempo necessário para manter os registros financeiros precisos. O Unilab, por exemplo, oferece dashboards que apresentam uma visão em tempo real da situação financeira, permitindo decisões mais rápidas e informadas.
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