O fluxo de caixa é algo que faz parte do dia a dia de toda empresa. Mas nem sempre os respectivos gestores se dão conta da real importância de realizar o seu controle. Trata-se de uma espécie de pulmão financeiro: todos os dias, quantias em dinheiro entram e saem.
Entretanto, como a maior parte das compras e vendas é realizada a prazo, nem sempre é possível saber com clareza a quantas andam esses recursos sem fazer uma análise mais detalhada.
No caso de um laboratório, os recebimentos ficam condicionados ao número de atendimentos realizados e às datas estipuladas para acerto com os planos de saúde atendidos.
Pode ser que seja necessário pagar um fornecedor de materiais antes do recebimento do serviço, por exemplo. Além disso, conhecer exatamente a disponibilidade de recursos da empresa permite um melhor planejamento, seja para manter as contas em dia ou mesmo realizar melhorias em termos de equipamentos e atendimento.
Se você até entende essa importância, mas não sabe exatamente o que fazer para usar o fluxo de caixa a seu favor, continue lendo. Listamos abaixo algumas dicas que vão ajudá-lo a otimizar esse controle!
Anotar todas as entradas e saídas de valores
Muitas vezes, erros no fluxo de caixa devem-se a falhas no lançamento de informações. Alguns valores, por serem baixos ou destinados a recursos secundários, são simplesmente desconsiderados. Na verdade, para manter o real controle do fluxo de caixa, é importante partir da premissa de que todos os valores são importantes, independentemente da quantia ou destinação.
Para facilitar, você pode separar tanto as despesas quanto as receitas em subcategorias, que ajudarão na hora de visualizar o plano. Listar os valores somente como “gastos” e “ganhos” proporciona apenas uma falsa ilusão de controle, já que dessa forma não é possível saber onde os recursos foram investidos e quais são os reais retornos.
Reforçar o controle de informações financeiras
Além de tomar o cuidado de não deixar que informações passem despercebidas, é importante contar com meios de garantir que os registros serão feitos de forma correta. De nada adianta anotar cada valor em papéis isolados e deixar para lançá-los em uma planilha mais tarde. O ideal é ter a ferramenta de controle sempre à mão, para que essas anotações sejam feitas imediatamente.
Hoje em dia, os velhos cadernos ou mesmo as planilhas simples em Excel vêm sendo substituídos por ferramentas tecnológicas mais modernas. Elas ajudam a manter o controle do fluxo de caixa a partir do registro correto das informações.
Além disso, por contar com sistemas informatizados, você ainda pode utilizá-los para critérios comparativos ou no cruzamento com outras informações.
Focar no arquivamento de documentos e notas fiscais
Na maioria das vezes, não basta apenas registrar valores: é necessário manter os comprovantes de operações financeiras. Dessa forma, os comprovantes de pagamento das contas fixas, bem como recibos e notas fiscais de compra de reagentes, máquinas ou materiais de laboratório devem ser mantidos por determinado período. Também os recibos fornecidos aos pacientes ou planos de saúde por procedimentos realizados precisam ser arquivados.
Se só de pensar em guardar tantos papéis (e ainda mantê-los organizados para possível necessidade de consulta mais tarde) você já desanima devido ao espaço e tempo necessários, pense melhor. Hoje em dia, há meios de digitalizar os documentos, de modo a arquivá-los e consultá-los objetiva e organizadamente.
Dessa forma, sempre que surgirem dúvidas quanto à aplicação de um recurso, será possível realizar a conferência.
Manter a disciplina
Fazer o lançamento e o arquivamento de informações financeiras também exige disciplina. O primeiro passo é determinar um período (geralmente mensal), durante o qual os lançamentos serão feitos para efeitos comparativos. Dessa forma, você pode comparar os gastos e ganhos e acompanhar a evolução mês a mês.
Caso perceba que as contas andam fechando sempre no vermelho ou que há uma queda gradual nas receitas, é possível analisar os motivos e traçar estratégias para mudar a situação.
Além disso, os dados precisam ser lançados, de preferência, diariamente. Especialmente se o seu negócio realiza um número grande de atendimentos, deixar que itens se acumulem para lançá-los de uma só vez, ao final da semana, por exemplo, pode fazer com que você acabe se esquecendo de informações e observações importantes.
A disciplina é extremamente necessária para realizar uma boa gestão do fluxo de caixa.
Realizar previsões
O controle de fluxo de caixa não consiste apenas em comparar o passado ao presente. A partir de informações concretas, ainda é possível planejar o futuro. Quer um exemplo? Sabendo exatamente quais foram as receitas e as despesas dos últimos meses, é possível planejar compras e investimentos, além de realizar uma projeção de como poderão ser os meses futuros.
É claro que previsões estão sempre sujeitas a variações, mas, ainda assim, quem as utiliza ainda tem uma noção melhor do que aqueles que se baseiam apenas em “achismos”.
Com essas informações em mãos, você pode planejar de que forma os recursos disponíveis serão utilizados. É importante também pensar em uma margem de segurança, afinal, todos estamos sujeitos a imprevistos e possíveis custos que podem não ter sido planejados.
Contar com a ajuda da tecnologia
Existem hoje no mercado sistemas de gestão empresarial focados em laboratórios. Diferentemente das ferramentas mais genéricas, que podem ser usadas na gestão de qualquer ramo de negócio, tais softwares permitem integrar módulos de atendimento ao paciente com outros que conterão informações financeiras e administrativas. É nesse contexto que entra a questão do fluxo de caixa.
É claro que a ação humana é necessária, seja no lançamento de dados, seja no acompanhamento das conclusões obtidas, a fim de utilizá-los para uma tomada de decisões mais efetiva. Mas existe uma parte (a de manter os dados armazenados e organizados) que pode ser potencializada pela tecnologia. Se o seu laboratório ainda não conta com uma ferramenta desse tipo, o ideal é começar a pensar nisso agora mesmo.
Como se pode ver, o fluxo de caixa é uma ferramenta poderosa, que permite analisar, comparar, planejar e tomar decisões com maiores chances de acerto.
