Realizar corretamente seu planejamento orçamentário é tão importante quanto acompanhar as entradas e saídas mensais do laboratório, e até mais. O Plano Orçamentário consiste na criação de um roteiro detalhado que define como os recursos financeiros da empresa serão alocados e gerenciados ao longo de um determinado período, incluindo previsões de receitas e despesas. E isso é o que vai permitir que os gestores tomem decisões informadas e estratégicas sobre onde investir, como cortar custos ou como maximizar a eficiência operacional.
No contexto de um laboratório, o planejamento orçamentário ajuda a garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficiente, apoiando a manutenção e aquisição de equipamentos, o treinamento de funcionários e a expansão das atividades e serviços oferecidos. Ele deve interpretar o passado para identificar erros e variações sazonais, e assim projetar o futuro, para verificar a viabilidade de crescimento e o lastro de segurança frente a eventos inesperados, tão comuns numa economia instável como a nossa.
Além disso, o planejamento orçamentário ajuda a alinhar os recursos financeiros com as metas estratégicas do laboratório. Se um laboratório planeja expandir seus serviços ou abrir novos postos de coleta, por exemplo, o orçamento pode ser ajustado para garantir que os recursos necessários estejam disponíveis. Assim, já dá para perceber a grande importância dessa tarefa dentro da gestão, e porque você deve se cercar de todas as ferramentas que possam torná-la mais ágil e precisa.
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O Que Deve Conter um Plano Orçamentário?
Um plano orçamentário completo deve incluir vários componentes-chave, como uma previsão de receita que compreenda todas as fontes de renda do laboratório, entre elas serviços de análises clínicas, testes especializados e parcerias com hospitais e clínicas. Além disso, é importante também:
Análise detalhada de custos: a avaliação dos custos operacionais deve ser minuciosa, desde materiais de laboratório até despesas com pessoal. Isso inclui custos fixos, como aluguel e salários, e custos variáveis, como insumos laboratoriais e manutenção de equipamentos.
Previsão realista de receita: dados históricos e tendências de mercado devem embasar a projeção da receita. Deve-se criar uma rubrica para cada fonte de receita, para identificar o que vem dos convênios, dos atendimentos particulares e de parcerias com clínicas, para conseguir ter uma maior sensibilidade para ajustes. O plano, ainda, deve incluir metas financeiras claras e específicas, como as margens de lucro almejadas.
Reserva de contingência: por mais otimista que seja o gestor, a criação de reservas financeiras para lidar com imprevistos é indispensável para garantir a estabilidade financeira. Isso inclui, por exemplo, reparos emergenciais de equipamentos ou flutuações inesperadas na demanda por serviços.
Investimentos e manutenções: não se deve esquecer a alocação de recursos para a modernização de equipamentos e da estrutura física. É isso que mantém o laboratório na vanguarda da inovação, e contribui para uma percepção de qualidade, organização e eficiência perante os clientes.
Capacitação e treinamento: Sabemos que a qualidade, apesar de ser imprescindível, tem um custo. Com a rotatividade de pessoas, e até mesmo o tempo, alguns processos podem se perder, comprometendo o produto final. Por isso, é importante prever a destinação de fundos para o treinamento contínuo da equipe, assegurando alta qualidade nos serviços prestados.
Dicas para um Bom Planejamento Orçamentário
Para criar um planejamento orçamentário eficaz, é fundamental seguir algumas dicas práticas. Primeiro, envolva toda a equipe de gestão no processo de planejamento. Isso garante que todas as áreas do laboratório estejam representadas e que o plano reflita uma visão completa das necessidades e desafios da empresa. Ninguém melhor do que os gestores de área para saber quais são as necessidades específicas do setor, como a compra de novos computadores, e iniciativas importantes que precisam de verba (como o aniversário do laboratório e patrocínio de eventos).
Outra dica é, como já mencionamos, utilizar dados históricos para orientar as previsões. Analisar os resultados financeiros de anos anteriores pode fornecer insights valiosos sobre tendências e padrões de despesas e receitas. Também é importante ser realista e conservador nas previsões, evitando superestimar receitas ou subestimar despesas.
Finalmente, monitore continuamente e ajuste o orçamento sempre que necessário. O ambiente de negócios é dinâmico, e um orçamento eficaz deve ser flexível o suficiente para se adaptar a mudanças nas circunstâncias. Revisões trimestrais ou mensais podem ajudar a identificar e corrigir problemas antes que se tornem críticos.
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Todo laboratório, independentemente de seu tamanho, deve ter um planejamento orçamentário. Isso porque o planejamento financeiro é essencial para a sustentabilidade e o crescimento a longo prazo. Sem um orçamento claro e detalhado, os laboratórios correm o risco de enfrentar problemas financeiros que podem comprometer a qualidade dos serviços prestados e a satisfação dos pacientes. E nesse contexto, um sistema de gestão pode ser uma ferramenta poderosa no planejamento orçamentário.
O sistema Unilab, por exemplo, possui um módulo de gestão orçamentária que exibe o planejamento anual e mensal do orçamento e o comparativo de previsto e realizado por item do plano de contas. Além disso, o Unilab oferece produção ininterrupta de indicadores financeiros, permitindo uma análise detalhada e contínua das finanças do laboratório. Com esses indicadores, os gestores podem acompanhar a trajetória financeira ao longo do tempo, identificar tendências e facilitar suas decisões estratégicas, seja na perspectiva de crescimento ou de contenção. E isso acontece porque módulos como o controle de estoque ou o de gerenciamento financeiro vão supri-lo com todas as informações necessárias, em demonstrativos, relatórios e acompanhamento em tempo real de tudo que é preciso saber. Otimize seu planejamento orçamentário, garantindo a sustentabilidade e o crescimento contínuo do seu negócio. Agende já uma demonstração!
