Todo processo que envolve pessoas está sujeito a erros, no caso de laboratórios clínicos esses erros podem ser críticos para pacientes e também para a empresa (e sua lucratividade!).
Confira a seguir 7 dos erros mais comuns que podem afetar o “resultado” (nos dois sentidos!) do seu laboratório de análises clínicas.
01 – Recepção
Um dos erros comuns na fase pré-analítica é o cadastramento do paciente ou dos pedidos. A desatenção, a dificuldade de transcrição dos pedidos médicos e até mesmo a falta de processos para realizar o cadastro do paciente gera prejuízo ao laboratório e transtorno ao paciente.
No caso da recepção, o primeiro passo para evitar erros é a definição clara de processos e procedimentos e o treinamento interno. Definir as informações obrigatórias para o cadastramento de clientes, que podem ser guiadas pelo seu sistema de informação, como o UNILAB. É importante que no treinamento inicial ao colaborador e treinamentos de reciclagem fique claro a importância do preenchimento completo e correto do cadastro de paciente. Muitas vezes a(o) recepcionista não conhece a importância do cadastro correto dos medicamentos que estão sendo utilizados, ou até mesmo da data de nascimento.
Outro ponto importante, que pode ser trabalhado nos treinamentos internos, é a nomenclatura dos exames. A(o) recepcionista que for realizar o pedido conheça os diversos nomes diferentes que um mesmo exame possa ter, quais são os mais comuns e quais são os novos exames que são realizados, assim o processo de atendimento será mais rápido e com uma menor possibilidade de erros.
02 – Coleta
A área de coleta é onde se concentra o maior número de erros no laboratório de análises clínicas. Erros como o preenchimento incorreto do tubo de coleta, uso de tubos ou recipientes impróprios, erros na identificação do paciente ou extravio de tubos são listados como frequentes na literatura.
O uso de um sistema de informação para gerenciar esse processo, como o UNILAB, pode evitar a maior parte destes erros, principalmente aqueles ligados a identificação de pacientes e tubos. Um bom treinamento interno, enfatizando o processo de identificação e a conferencia de informações também ajudam a minimizar as falhas no setor de coleta, reduzindo a necessidade de recoletas.
03 – Área técnica
Ponto crítico do laboratório, normalmente a área técnica representa o ‘gargalo’ de um laboratório de análises clínicas, ou seja, é o fator restritivo, já que a empresa como um todo depende da sua capacidade de operação. Não observar uma fila de prioridades/urgências é um erro comum.
Se o laboratório não conta com um bom sistema informatizado, como o UNILAB, que visualmente demostra a fila de exames prioritários, pode-se incorrer em atrasos que geram multas contratuais e insatisfação por parte de clientes de grande porte, como planos de saúde ou hospitais. Neste caso a melhor forma de evitar os erros é o uso de um sistema como o UNILAB que define as filas de prioridade, estabelece prazos e avisa de forma rápida e visual o profissional na bancada de trabalho.
04 – Digitação
O repasse dos dados emitidos pelo bioquímico responsável para que o laudo seja finalizado, quando não há interfaceamento com equipamentos, depende do trabalho de um digitador, profissional presente dentro do ambiente laboratorial que tem por função transcrever os resultados para os laudos que serão disponibilizados aos pacientes e médicos. A grande quantidade de resultados, a similaridade de informações (normalmente numéricas) pode levar a erros graves de digitação.
Para evitar problemas neste processo, o uso de um sistema LIS que permita a parametrização dos valores normais, acusando quando a resultados discrepantes e bloqueando a digitação de resultados muito elevados, sendo liberado apenas com a autorização do bioquímico. Além de outros recursos exclusivos que o UNILAB oferece.
05 – Faturamento/Caixa
Com certeza um ponto crítico que interfere diretamente no resultado financeiro do laboratório é o controle do faturamento e o fechamento diário dos caixas por colaborador. Valores recebidos e não lançados no caixa, alteração de convênios em pedidos de exames, glosas de convênios e falta de informações obrigatórias para faturamento provocam prejuízos e perda de controle, que podem ser evitados com treinamento dos colaboradores e uso de um sistema que possua rastreabilidade financeira na qual todas as ações dos colaboradores podem ser visualizadas e a parametrização de informações obrigatórias o que evita glosas por parte dos convênios.
06 – Administração
Muitas empresas apresentam problemas financeiros devido a falhas no controle de caixa, laboratórios de pequeno e médio porte nem sempre possuem profissional especializado e capacitado responsável apenas pela gestão financeira. Na maioria das vezes a administração fica a cargo dos proprietários e seus familiares, e conceitos básicos de fluxo de caixa são importantes para controlar as finanças e evitar problemas futuros.
Realizar cursos de gestão ou gestão financeira oferecidos em universidades, instituições como SEBRAE e outros é uma opção interessante para melhorar a administração do laboratório, da mesma forma, dispor de um sistema integrado, que faça o controle de faturamento, bancos e gerencie o fluxo de caixa de modo visual, pode auxiliar na redução de erros na tomada de decisão, impactando positivamente na lucratividade do laboratório.
07 – Estoque
Um laboratório de análises clínicas trabalha com uma quantidade muito grande de reagentes e outros produtos químicos ligados diretamente à sua atividade fim, assim como outros produtos utilizados na recepção, coleta e higienização. Controlar quantidade de produtos estocados e validade pode não ser tão simples, e torna-se comum a falta de um ou outro produto, assim como encontrar um ou outro com prazo de validade expirado no almoxarifado.
Uma forma de evitar esses problemas e desperdícios financeiros é capacitar o responsável pelo armazenamento para que utilize a técnica de PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), ou seja, a cada novo produto que chega, todos os produtos já existentes devem ser trazidos ‘para frente’, colocando-se ao fundo do estoque o novo produto. Um sistema integrado, como UNILAB também auxilia no gerenciamento do estoque, na medida que é possível cadastrar produtos e validades, para evitar este tipo de transtorno.
