Um laboratório, normalmente, conta com diversos processos internos, que ocorrem diariamente. São exames que vão desde os mais simples aos mais complexos, a emissão de laudos e as ações administrativas. Manter tudo isso em harmonia depende da criação de um mapa de trabalho bem estruturado.
Quando você consegue alcançar esse objetivo de organização, os resultados podem ser facilmente percebidos, seja na pontualidade, seja na precisão dos laudos, seja no atendimento ao cliente, que se sente acolhido e tende a se fidelizar ao seu serviço. Resumindo, a adoção de boas práticas de laboratório para o seu mapa de trabalho pode trazer sucesso e expansão ao seu negócio.
Entretanto, apesar de muita gente até entender essa necessidade, ainda não sabe ao certo como colocá-la em prática. Se esse é o seu caso, continue lendo. Listamos 10 dicas que fazem toda a diferença para o seu mapa de trabalho!
1. Utilize termômetros calibrados
As boas práticas de laboratório incluem o uso de equipamentos eficazes. Nesse rol, entram os termômetros calibrados, que permitem uma medição de temperatura mais precisa. Afinal, durante a realização de exames, é necessário que se utilize diversas soluções que, na maioria das vezes, precisam estar na temperatura correta, para que não haja erros nos resultados. Os termômetros são, também, uma forma de evitar erros e elevar a precisão dos resultados.
2. Mantenha registros atualizados e legíveis
Procedimentos, dados administrativos e todos os processos internos nos quais o laboratório está envolvido precisam ser registrados de maneira legível. Além disso, é importante manter as bases e os bancos de dados sempre atualizados para eventuais consultas e utilização de informações para uma tomada de decisão com maiores margens de acerto.
Um software pode ajudar muito nesse quesito. Só tome cuidado na hora de escolher: é fundamental que a ferramenta implantada conte com mecanismos de proteção de dados, já que, agora, isso é assunto legal.
3. Verifique a data de validade de reagentes e soluções
Utilizar uma solução com data de validade expirada para a realização de um exame pode terminar em um falso positivo, negativo ou na necessidade de repetição dele. Além do transtorno causado ao paciente, tais ocorrências geram custos que, quando se tornam recorrentes, podem impactar no faturamento do seu negócio.
Por isso, é essencial sempre verificar as datas de validade antes de utilizar qualquer solução. Para tal, a gestão de estoque é fundamental, já que permite a organização para que itens com data de validade próxima sejam utilizados antes dos demais.
4. Use equipamentos de higiene e proteção
Lidar com determinadas substâncias químicas, ou mesmo com fluídos orgânicos, exige cuidados. É por isso que você deve incentivar seus colaboradores a usarem equipamentos de segurança. As luvas cirúrgicas, ou máscaras e calçados especiais, são indicados para algumas atividades desempenhadas. É importante não negligenciar essa necessidade. Tal atitude também é uma forma de cuidar das pessoas que estão ao seu redor, sejam elas funcionários ou pacientes.
5. Realize manutenção dos equipamentos
Alguns exames dependem de máquinas para sua realização. Uma forma de garantir sucesso nos resultados é mantê-las sempre em bom funcionamento. Sendo assim, o melhor a fazer é realizar a manutenção preventiva. Trata-se de uma alternativa mais eficaz e barata, visto que equipamentos com defeito pressupõem consertos urgentes, que certamente serão mais caros e ainda exigirão a interrupção do uso por alguns dias. Além disso, pequenas falhas poderiam passar despercebidas, levando a erros nos resultados.
6. Faça a otimização de triagens
A tecnologia está aí para ajudar. Com a inserção de códigos de barras nas amostras e de mecanismos que facilitam sua identificação e leitura, é possível ganhar agilidade e praticidade no processo. Os registros, a localização e, até mesmo, a análise de amostras acontecem de forma mais fluída, além de diminuírem a incidência de erros. Você investe por um lado, mas tem um retorno muito maior por outro, em forma de resultados mais precisos e pacientes mais satisfeitos.
7. Ganhe praticidade nas análises
Fazer o registro e a conferência de cada análise manualmente demanda grandes investimentos de tempo, além de deixar o processo sujeito a falhas humanas, por mais preciso que ele seja. Integrar as máquinas de análise ao sistema de gestão laboratorial pode fazer com que os resultados sejam listados automaticamente, poupando o seu tempo. Trata-se de uma forma de otimizar o trabalho dos seus colaboradores e garantir resultados mais precisos, além de evitar retrabalhos.
8. Use o histórico do paciente
O histórico do paciente é importantíssimo para que você sempre saiba quem está atendendo. É por isso que os sistemas de automação com integração de dados são importantíssimos. Com poucos cliques, você pode ter acesso aos exames anteriores e, até mesmo, aos históricos de tratamentos em andamento, o que possibilita um atendimento mais pessoal e humanizado. Tal ferramenta é fundamental tanto para o seu fluxo de trabalho quanto para a imagem do seu laboratório junto ao público.
9. Invista no treinamento da equipe
De nada adianta contar com soluções ultratecnológicas, se a sua equipe não está alinhada à sua correta utilização. Assim, você precisa disponibilizar um atendimento padronizado, seja em termos de procedimentos, seja sob um ponto de vista mais funcional. Oferecer treinamentos aos seus colaboradores é uma forma inteligente de mantê-los alinhados aos princípios do seu laboratório, além de passar uma imagem de organização e responsabilidade aos seus pacientes, termo fundamental para a fidelização.
10. Escolha ferramentas de gestão específicas
Os sistemas de gestão empresarial voltados exclusivamente para laboratórios são uma ótima opção para você. Eles contam com módulos específicos para a inserção de dados que são exclusivos desse modelo de estabelecimento. Assim, fica mais fácil inserir, modificar e consultar informações sempre que necessário. Além disso, algumas empresas oferecem a possibilidade de certa personalização, de modo que o seu sistema fique na medida certa para a sua necessidade, o que otimiza ainda mais a sua rotina.
Como se pode ver, o mapa de trabalho de um laboratório é formado por diversos processos, alguns mais simples, outros mais complexos. O grande desafio é garantir que todos aconteçam da maneira esperada, já que os resultados gerais dependem da fluidez de todo o processo. É para isso que servem as boas práticas de laboratório!
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