A escolha de um sistema para laboratório é uma das decisões mais importantes na hora de garantir o sucesso do negócio. Afinal, como em qualquer empresa, só com muita organização e boa gestão é possível reduzir desperdícios e eliminar erros administrativos. Um bom software permite justamente isso. Existem no mercado diversos programas de automação focados em gestão empresarial.
Entretanto, escolher um que se adapta ao seu ramo de atuação garante a utilização de funções que condizem com a realidade do seu negócio. Sendo assim, é de suma importância optar por um sistema focado na gestão de laboratórios.
Quer descobrir quais recursos são essenciais em um bom sistema para laboratório de análises clínicas para que você possa fazer uma escolha inteligente? É só continuar a leitura do nosso post!
Sistema LIS
Sigla para Sistema de Informação Laboratorial (Laboratory Information System — em inglês — ou Sistema de Informação para laboratórios, em tradução livre para o português), o LIS tem como base uma programação própria para a gestão de processos em um laboratório de análises clínicas, seja ele em nível de diagnósticos médicos, farmacêuticos, alimentícios ou de saneamento.
Essa especificidade garante:
- maior integração com os instrumentos do laboratório,
- maior facilidade para emissão de laudos,
- troca de dados e análise de indicadores e
- maior segurança no armazenamento de informações e no acompanhamento do fluxo das amostras.
Como dissemos acima, escolher um sistema genérico certamente o privaria desses módulos específicos para controle dos processos internos laboratoriais.
É por isso que o sistema LIS é o mais indicado:
- ele contará com campos específicos para que suas informações sejam lançadas corretamente e,
- ainda, oferecerá mecanismos que permitem maior facilidade na hora de consultá-las ou compará-las com dados de departamentos administrativos e financeiros, por exemplo.
Controle de amostras
O sistema de gestão precisa saber quais amostras já foram colhidas, quais já foram processadas, quais já foram analisadas, quais são prioridades, quais já foram descartadas, quais ainda estão armazenadas para possíveis reutilizações, além de acompanhar o fluxo contínuo que ocorre na soroteca, de modo a saber onde cada amostra está a cada momento. Bem complexo, não?
Se o sistema já vier pré-moldado para essa “caminhada”, evita-se o transtorno de ter amostras perdidas ou descartadas antes da hora e ser obrigado a obtê-las novamente do paciente, dobrando os custos do exame e expondo-se ao risco de perder a preferência do seu público, devido ao transtorno de precisar repetir um exame já realizado.
Também fica mais fácil para os funcionários planejarem o dia de acordo com o fluxo de amostras. Ainda no rol de vantagens na qualidade do atendimento, o cliente pode ser avisado da emissão do laudo automaticamente.
Atendimento ao paciente
Por falar em relacionamento com o paciente, o atendimento na recepção é a porta de entrada para os clientes do laboratório e, por isso, deve ser feito de forma prática e eficiente.
O cadastro e o pedido dos exames devem ser simplificados de forma a reduzir o tempo de espera e deve-se oferecer meios de acompanhar a fase do exame e visualizar o laudo online ou via SMS.
Sendo assim, contar com um sistema que permite o cadastro de pacientes otimiza o tempo dos seus colaboradores, tendo em vista que será necessário coletar todos os dados apenas uma vez.
Nos demais casos, basta confirmar se houve alguma alteração e atualizar a ficha com os procedimentos realizados. Lembre-se sempre de que um paciente satisfeito se fideliza ao laboratório e traz novos clientes, aumentando a rentabilidade do negócio.
Organização da gestão de estoque
O controle de almoxarifado automatizado garante a oferta constante dos reagentes necessários para o funcionamento do laboratório, evitando que as atividades sejam interrompidas pela falta de material.
Já imaginou perceber que determinada substância acabou no momento em que há diversos exames na fila para serem analisados? Nem sempre as amostras podem aguardar o prazo de entrega.
Além disso, o sistema permite que o controle seja feito por lote, além de analisar a data de validade dos insumos. Assim, você pode planejar quais produtos devem ser usados antes para evitar desperdícios. Mensurar as quantidades que normalmente são utilizadas de cada item também permite a reposição correta do estoque para que não haja falta e nem desperdício de recursos.
Tudo isso evita que o laboratório sofra prejuízos financeiros (pelo mal planejamento nas compras) e perca clientes por atrasos na emissão de resultados.
Integração completa
Não há dúvidas de que um bom sistema para laboratório de análises clínicas deve integrar todos os processos que ocorrem na empresa, desde a recepção do paciente até o controle da análise das amostras. Afinal, os departamentos internos do laboratório são partes de um todo e não meros setores isolados.
Quando um paciente é cadastrado, o seu histórico de procedimentos, observações sobre alergias, medicamentos utilizados e, até mesmo, dados relacionados ao pagamento devem ser integrados.
Além disso, o sistema precisa permitir o acesso a partir de qualquer computador conectado à internet, bastando que sejam utilizados o login e senha cadastrados. Dessa forma, basta que um colaborador o acesse para ter uma ideia geral do paciente.
Isso evita contatos em duplicidade, divergência de informações e uma série de outros transtornos que podem prejudicar a produtividade e o relacionamento com o cliente.
Questões administrativas
Nem só da gestão de exames e prontuários vive um laboratório: é necessário gerir também os processos administrativos inerentes a todos os ramos de negócio.
Sendo assim, contar com uma ferramenta que permite a inclusão de módulos específicos para faturamento, pagamento de tributos e impostos, fluxo de caixa e até mesmo descarte de resíduos e materiais tóxicos faz toda a diferença.
É por isso que um bom sistema para o seu laboratório também é aquele que oferece boas ferramentas para a parte burocrática, financeira e administrativa do estabelecimento. Tão importante quanto fidelizar pacientes, é cuidar para estar sempre dentro da legalidade e manter as contas em dia, além de conhecer exatamente os dados de faturamento.
Dessa forma, você consegue ter uma ideia exata da lucratividade do negócio e ainda evita problemas com fiscalizações e ações jurídicas.
Modernidade e atualizações
De nada adianta contar com um sistema de gestão para laboratórios se a ferramenta parece ter simplesmente estagnado no tempo.
Um bom sistema para o seu laboratório é aquele que conta com ferramentas otimizadas, como armazenamento em nuvem e mecanismos capazes de manter os dados seguros, através de criptografia e meios de permissão de acesso. Aliás, a segurança na internet é importantíssima no contexto tecnológico em que vivemos hoje.
Além disso, o software precisa ser constantemente atualizado. Além das ameaças que surgem na rede a todo instante e da evolução contínua dos sistemas operacionais de computadores, a necessidade de novos mecanismos e ferramentas pode surgir a qualquer momento.
É daí que vem a necessidade de manter tais softwares sempre atualizados. Ao contratar o seu, preste atenção se a empresa oferece suporte técnico para eventuais problemas, backup periódico e disponibilização de atualizações.
Meios de interação com o público
Um sistema de gestão empresarial também pode servir como uma ferramenta que vai aproximá-lo do seu público.
A partir dele será possível oferecer algumas vantagens e facilidades ao paciente, como marcação de consulta online, retirada de exames por meio de um portal disponibilizado no site do seu laboratório e envio de mensagens para confirmação de consultas e exames.
Tais meios de interação otimizam o tempo de seus colaboradores, já que alguns pacientes utilizarão o autoatendimento, seja para agendamentos ou para retirada de resultados.
Aliás, hoje em dia, existem sistemas capazes de fazer o envio dos resultados diretamente ao paciente. No entanto, é importante contar com a certeza de que a ferramenta não apresenta um número elevado de falhas. É claro que elas podem ocorrer, mas a empresa responsável pelo sistema deve cuidar para que sejam minimizadas.
Além de otimizar o trabalho interno do seu laboratório, esses meios de interação aproximam o seu laboratório do seu público. Sendo assim, é importante ter em mente que a maioria das pessoas têm uma conturbada rotina de trabalho e o simples fato de obter um resultado de exame por meio da internet faz uma grande diferença em seu tempo e planejamento.
Isso sem contar o quanto nos sentimos acolhidos e aproximados do prestador de serviços quando contamos com essas facilidades.
Como se pode ver, um bom sistema para laboratório precisa contar com alguns elementos básicos, sejam eles relacionados à funcionalidade ou mesmo à otimização no atendimento.
Outro ponto importante é que, fazendo uma boa escolha, é possível trabalhar com uma ferramenta unificada. Com cobertura de todas as atividades do laboratório em um único sistema de gestão, não é necessário, por exemplo, ter um sistema para a área técnica de análise e outro para a emissão de laudos e envio dos resultados.
Dessa maneira, podemos chegar à conclusão de que um sistema para laboratório reduz seus custos com manutenção e, ainda, o isenta de ter mais trabalho para gerenciar diferentes ferramentas.
Além disso, a duplicidade de sistemas aumenta as chances de erros (já que nos tornamos mais sujeitos à duplicidade de informações), provoca a perda de dados, dificulta a atualização e atrapalha a análise de indicadores — o que é extremamente prejudicial na hora de ter uma ideia exata dos resultados do seu negócio.
Para conferir detalhes sobre esses e outros recursos disponíveis no sistema Unilab, entre em contato com a nossa equipe!
