Profissionais que trabalham em recepções são o cartão de visitas de uma empresa. Isso se torna ainda mais importante no contexto dos laboratórios de análises clínicas. São eles que interagem com diversos clientes, lidam com problemas e organizam toda a rotina do local. Por isso, eles devem possuir competências de recepcionista.
Postura inadequada, linguagem grosseira ou rispidez são apenas alguns dos elementos que podem prejudicar de vez a imagem do laboratório. Nesse sentido, determinadas qualidades de um recepcionista são essenciais para a realização de um bom trabalho. É sobre esse assunto que vamos abordar aqui. Acompanhe este texto e conheça quais são as competências que os recepcionistas de seu laboratório devem ter. Confira!
1. Proatividade
O laboratório de análises clínicas tem uma rotina bastante intensa, tanto no atendimento ao público quanto na organização das tarefas internas. Nesse sentido, os profissionais que trabalham nesse local não podem ser preguiçosos ou deixar para os outros as suas responsabilidades.
Por isso que uma característica fundamental para qualquer um deles, e uma das qualidades mais importantes em um recepcionista, é a sua proatividade. Além de ser o primeiro contato de clientes com uma empresa, é ele quem cuida de todo o funcionamento das suas atividades e da sua rotina. Um recepcionista precisa saber todas as informações sobre o local, estar à disposição em casos de dúvida, além de apto a resolver eventuais problemas que possam surgir.
2. Cordialidade
Durante o atendimento no laboratório de análises clínicas, é comum que o cliente chegue ansioso para realizar algum exame ou buscar resultados. Esse tipo de situação pode gerar um pequeno estresse, mas tudo pode ser contornado se o recepcionista tem a competência da cordialidade.
Um dos desafios do trabalho de um recepcionista é conseguir lidar com pessoas de diversos perfis, sempre de forma amável, principalmente na área laboratorial, em que os pacientes estão mais sensíveis ou fracos por longos períodos de jejum. É essencial para esse profissional saber contornar situações dramáticas de forma cordial e ser uma referência positiva do nome da empresa que representa.
3. Discrição
Já pensou chegar a um laboratório de análises clínicas e encontrar o recepcionista falando alto sobre assuntos pessoais ou sobre a vida de outros clientes? Essa situação realmente poderia manchar a imagem do laboratório perante o seu público-alvo.
Nesse sentido, um recepcionista precisa lidar com diferentes pessoas diariamente. Classe social, aparência ou etnia não devem ser requisitos para julgar um paciente ou privar alguém de um atendimento. Manter a discrição é fundamental para o bom trabalho de uma profissional, seja na forma de se relacionar com os clientes, seja nas conversas com outros colaboradores ou, até mesmo, em relação à sua aparência.
Roupas e unhas discretas, maquiagem leve e poucos acessórios são importantes para manter o foco no que é importante no ambiente de trabalho, que é a prestação de um serviço de qualidade.
4. Boa comunicação
Um dos grandes problemas atuais nas organizações é a falta de comunicação precisa. Quando a informação chega de forma ambígua e sem contexto, pode gerar problemas de compreensão por parte do cliente. Essa situação ainda tem um agravante porque ela ocorre no contexto da área de saúde. Por isso, comunicar-se bem deve ser uma das qualidades de um recepcionista, que lida com o atendimento de clientes e outros profissionais de uma empresa.
Adotar uma linguagem clara e objetiva é essencial na área de saúde, para que não restem dúvidas aos pacientes sobre qualquer procedimento, na hora de marcar consultas ou fazer com que se sintam mais confortáveis na realização de exames. Alguém que lida com pessoas diferentes, de faixas etárias, condições sociais ou cidades de origem distintas, precisa evitar gírias ou palavras muito rebuscadas e, sob hipótese alguma, falar palavrões.
É muito importante ter cuidado, também, com a linguagem escrita. Erros de ortografia podem passar uma imagem de incompetência, não apenas para a profissional, como para a empresa.
5. Organização
Local de trabalho desorganizado é sinônimo de fracasso. Isso porque, quando a rotina de trabalho é desorganizada, é comum acontecer atraso na entrega dos prazos, perda de informações, inclusive de clientes, e total descontrole na gestão do laboratório.
Para conseguir lidar com todas essas e outras demandas, como exames, telefonemas, consultas, solicitações e atendimentos ao cliente, é preciso organização. Ter uma agenda com datas e horários das atividades permite direcionar o tempo para atender bem os clientes. Um local em que as coisas estejam sempre à mão e possam ser encontradas facilmente facilita a rotina, agiliza a prestação dos serviços e melhora a qualidade do trabalho de qualquer profissional.
6. Dedicação
Pessoas que trabalham na recepção são as principais representantes da imagem de uma empresa. Por isso, é importante “vestir a camisa” desse local e tornar-se uma referência de confiança para a gestão e para a qualidade de atendimento. Manter o sigilo das informações, trabalhar bem em equipe e assumir responsabilidades são as melhores demonstrações de dedicação profissional. Os clientes reconhecem e apreciam esse esforço.
7. Paciência
Fazer atendimento ao público em laboratório é estar face a face com os mais diversos tipos de pessoas que enfrentam os mais diferentes tipos de quadros de saúde. Nesse sentido, é importante perceber que haverá momentos do dia em que o atendente se relacionará com pessoas calmas e, em outros, com pessoas muito estressadas em busca de informação ou de exames.
Para todos esses instantes, é fundamental que o recepcionista tenha paciência. Ele precisa ser um ponto de calmaria para os clientes estressados e um porto seguro para aqueles mais calmos ou desacreditados.
Para desenvolver essa competência, é importante que o recepcionista se coloque à disposição para ajudar e compreender o momento que aquelas pessoas vivem. Também é importante responder as reclamações e estar aberto para receber sugestões da melhor prestação do serviço.
8. Aptidão tecnológica
Hoje em dia, os melhores laboratórios têm as mais modernas tecnologias. Isso não está apenas presente nos departamentos de um laboratório que lidam diretamente com as análises clínicas. As tecnologias também chegaram à recepção. Nesse sentido, é essencial que o recepcionista tenha aptidão para aprender a respeito das tecnologias que ajudam na rotina de seu trabalho.
Também é fundamental que ele conheça as tecnologias voltadas para os clientes — por exemplo, resultados online e aplicativos mobile. O recepcionista poderá solucionar dúvidas quando solicitado pelos pacientes clientes do laboratório.
9. Aparência pessoal adequada
Já imaginou chegar a um atendimento de um laboratório e encontrar uma recepcionista trajando uma roupa com decote acentuado, batom vermelho e cabelo solto. Esse tipo de situação pode comprometer a imagem de credibilidade que o laboratório deseja sustentar. Por isso, é imperativo que o recepcionista cuide da sua aparência pessoal.
É importante que ele vista o uniforme do laboratório e siga a padronagem para a roupa e o tipo de maquiagem — no caso das mulheres. É importante ter em mente que um recepcionista se destaca não pelo nível de extravagância da roupa que veste, mas pela qualidade do seu atendimento.
Essas foram algumas das competências de recepcionista para o laboratório de análises clínicas. É importante destacar que essas características podem ser usadas de referência tanto para o processo de recrutamento do laboratório quanto para treinamento a fim de desenvolver aqueles profissionais que já se encontram contratados na empresa.
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