Esse sistema moderno é mais indicado para profissionais dos laboratórios que realizam análises de interesse de saúde pública ou demandam exames de gestores estaduais, municipais e vigilâncias em saúde.
Todos que trabalham em laboratórios de análises clínicas, da recepcionista ao gestor, já quebraram a cabeça ao buscar alternativas para melhorar a eficiência do negócio. A boa notícia é que o uso de uma única ferramenta pode aperfeiçoar todas as etapas do trabalho e realizar o gerenciamento de ambiente laboratorial, trazendo muitos benefícios para o seu empreendimento. Trata-se do Gerenciador de Ambiente Laboratorial .
A ferramenta GAL é conhecida, em inglês, como Laboratory Information System — LIS. Mas o que é e como opera? Quais são os benefícios que ela pode trazer para o seu estabelecimento? Seus clientes ficarão mais satisfeitos e fidelizados? Vale a pena fazer o investimento?
Neste post, reunimos algumas informações que vão ajudá-lo a responder essas perguntas. Continue a leitura, saiba mais sobre o sistema e descubra uma estratégia eficiente!
O que é o GAL?
O Gerenciador de Ambiente Laboratorial (GAL) é um software desenvolvido para modernizar e otimizar as funções dos laboratórios em todas as etapas — tendo sido elaborado para estabelecimentos que fazem exames de média e alta complexidade. Ele também melhora a qualidade dos diagnósticos, agiliza a divulgação dos resultados e ainda cria um histórico de cada paciente. Por isso, é de suma importância para a gestão e o acompanhamento dos programas de saúde do nosso país.
Sua arquitetura — de alta tecnologia, bastante flexível e com suporte a multiplataformas — pode ser totalmente ajustada ao fluxo do estabelecimento e possibilita a integração com os outros sistemas nacionais de saúde. Isso porque um dos seus objetivos é automatizar todos os laboratórios que realizam exames de interesse da saúde pública.
Quais são seus principais módulos?
Assim como toda boa ferramenta de gestão, o GAL é dividido em módulos que visam a concentrar e integrar dados de diferentes setores do laboratório. Entre os principais, podemos citar:
- administrador — onde estão presentes as configurações e permissões de todos os laboratórios do grupo, e casos relevantes, como as DNCs (Doenças de Notificação Compulsória), podem ser comunicados em nível Estadual, Federal, Municipal e Distrital ao SINAN (Sistema de Informação de Agravos de Notificação);
- biologia médica, animal e ambiental — amostras de água, material humano e animal e outras relacionadas podem ser gerenciadas em cada uma de suas etapas, desde a triagem até uma possível notificação de DNC;
- nacional — se o módulo de biologia gerencia os processos realizados com as amostras, o nacional é responsável pelos resultados, gerando indicadores em esfera Estadual, Municipal, Nacional e Distrital e, ainda, integrando dados com os sistemas utilizados na saúde pública;
- automação — uma das grandes vantagens trazidas pela informática, já que, hoje em dia, nem tudo precisa ser feito manualmente, o que otimiza o trabalho humano (o GAL apresenta uma interface conectada com fornecedores de materiais para laboratório, que permite uma transferência de dados para bases remotas do sistema.
Como era a realidade dos laboratórios antes do sistema GAL?
Antes da implementação do sistema GAL, basicamente os processos eram feitos por ficha de papel. As unidades de saúde coletavam as amostras e enviavam para os laboratórios, que as recebiam em papel, junto das amostras, e emitiam uma nova folha para descrever o resultado das amostras. Depois de terminar o fluxo das amostras, o laboratório enviava os resultados via correio para as unidades de saúde solicitantes ou aguardava até que algum funcionário fosse retirar na sede do laboratório.
Dessa maneira, é possível perceber que todo esse processo, antes do sistema GAL, era bastante lento e realizado basicamente de forma manual. Como consequência disso, os resultados chegavam, em alguns casos, com a demora de 30 dias. Sem contar que eram comuns situações em que as informações eram preenchidas de modo incompleto, o que fazia com que o tempo de liberação dos resultados fosse ainda maior.
Como é a atual realidade dos laboratórios com a implementação do GAL?
Com a utilização do GAL, foi possível gerenciar o ambiente laboratorial de forma mais automática e ágil. Por exemplo, foi praticável descentralizar os processos de trabalho, fazendo com que o gerenciamento de amostras de exames laboratoriais fossem cadastrados de maneira mais eficiente. Além disso, passou-se a acompanhar os procedimentos adotados, obtendo segurança nas informações e alta qualidade na liberação dos laudos.
Dessa maneira, o Gerenciador de Ambiente Laboratorial vem se consolidando como um mecanismo facilitador nas ações ligadas ao controle e monitoramento dos exames laboratoriais. Além do mais, ele se torna abrangente não apenas na esfera municipal, mas garantindo a troca de informações em escala estadual, federal e global.
Quais são os seus principais benefícios?
Maior agilidade na entrega de laudos
O GAL faz o acompanhamento do paciente desde o cadastro até o recebimento dos exames. Esse gerenciamento agiliza a liberação dos resultados online pelos analistas responsáveis e emite, em tempo real, relatórios epidemiológicos. O laboratório precisa ter muita agilidade no seu trabalho e garantir a confiabilidade dos resultados, a fim de atender aos prazos mais curtos de entrega dos diagnósticos e assegurar a satisfação dos clientes. Por causa disso, essa ferramenta permite laudos configuráveis, liberação online e via SMS e envio por e-mail.
Facilitação de fluxos e processos
Entre as diversas facilitações oferecidas pelo GAL, estão:
- a conferência das amostras obtidas, com o intuito de evitar o envio de material que não esteja adequado para a realização dos exames;
- a agilidade dos fluxos e processos, desde o cadastro dos clientes até a entrega dos laudos;
- o gerenciamento de amostras, desde o cadastramento das solicitações de análises até a emissão dos relatórios — e, se for o caso, a comunicação sobre Doenças de Notificação Compulsória.
Como o seu sistema foi desenvolvido em rede, é possível que todos os colaboradores tenham fácil acesso às informações sobre o paciente — proporcionando um alto nível de segurança e qualidade dos serviços realizados.
Melhor acesso à informação por parte de toda a equipe
Uma coisa é certa: muita burocracia traz perdas estratégicas. A dificuldade para localizar um exame, a demora na hora de realizar um pedido e a falta de controle na liberação de laudos deixam o trabalho com grandes chances de ter algum erro, além de mais demorado. Pensando nisso, o Gerenciador de Ambiente Laboratorial engloba todas as áreas de um laboratório. Assim, quando uma solicitação de exame é realizada na recepção, os dados são enviados para todos os funcionários e ficam registrados no sistema.
Tomada de decisão sobre saúde pública
O GAL controla as permissões e configurações de todos os laboratórios que pertencem às redes, potencializando a tomada de decisões sobre a saúde no país, em caso de surtos e epidemias — tendo, como base, informações relevantes oferecidas pelo Governo. A ferramenta é proposta como um instrumento de controle e monitoramento de exames laboratoriais, fundamental não só para a gestão, mas também para o acompanhamento dos programas de saúde pública do Brasil.
Além disso, ela gera indicadores aos gestores do laboratório referentes a todas as esferas nacionais — distrital, municipal, estadual e federal —, possibilitando a identificação dos casos confirmados de Doenças de Notificação Compulsória pelo Sistema de Informação de Agravos de Notificação (SINAM).
Descentralização dos processos de trabalho
Uma vez que os dados podem ser integrados e acessados de diferentes setores, o poder conferido pela posse da informação deixa de ser privilégio de determinados setores. Dessa forma, é possível que uma equipe dê continuidade a um trabalho iniciado por outra, sem que isso influencie negativamente nos resultados ou mesmo no andamento do processo.
Dessa forma, constrói-se uma espécie de rede, em que cada setor desempenha a sua parte nas atividades do laboratório até chegar aos objetivos finais. Entretanto, é importante que, além de saber utilizar a ferramenta, todos estejam também alinhados às expectativas e funcionalidades da instituição como um todo.
Rastreabilidade dos processos adotados
Nesse caso, se os processos podem ocorrer parte a parte, o rastreamento de cada etapa realizada também é importante. Dessa forma, uma ferramenta como o GAL permite rastrear cada etapa e processo, de modo a facilitar o trabalho de quem precisa dar continuidade a algo já iniciado. Além disso, trata-se de uma forma de democratizar a informação, já que ela deixa de ser um privilégio para se tornar alcançável por todos os envolvidos.
Muitas vezes, a tomada de decisão depende apenas de entender as etapas anteriores, e a funcionalidade de rastrear traz exatamente essa possibilidade. Nesse momento, não basta contar com a ferramenta, mas é preciso, de fato, utilizá-la em larga escala.
Modernização e padronização de resultados de exames
Quando os resultados de exames são emitidos em um sistema específico, eles podem tornar-se padrão, independentemente do profissional que realizou a análise. Tal medida é uma forma de conferir maior confiabilidade ao laboratório, uma vez que a padronização se torna uma marca relacionada diretamente à organização e qualidade.
Sem um sistema, seria praticamente impossível conseguir tal feito, já que a existência de modelos preestabelecidos não só padroniza como também otimiza o trabalho dos profissionais envolvidos.
Como o GAL opera?
O modo de funcionamento é o primeiro benefício que o software traz para o seu negócio. O Gerenciador de Ambiente Laboratorial interliga todas as etapas de trabalho do seu laboratório, além de ter uma interface simples e intuitiva, que facilita a sua operação pelos funcionários — sem que eles precisem realizar vários treinamentos.
Por meio da ferramenta, a recepção faz o cadastro do cliente de forma muito mais rápida e segura, com biometria e fotografia. Além disso, com o uso do software, o colaborador responsável pela recepção do laboratório consegue saber, inclusive, em que fase está o exame do paciente.
A entrega dos resultados também passa a ser mais segura, sendo possível deixar registrados a identidade de quem retirou os exames, a data e o horário. Há, também, a possibilidade de acessá-los online e via SMS. Outra grande utilidade do GAL é em relação à receita do laboratório. Isso porque o sistema efetua o faturamento de maneira automatizada, além de importar planilhas eletrônicas e tabelas do SUS.
Como ele melhora a relação do laboratório com o cliente?
O atendimento do paciente também é melhorado com o uso do GAL. O software gera etiquetas para a identificação de todas as amostras colhidas, além de auxiliar na gestão dos materiais pendentes. A única preocupação que os seus funcionários vão ter é com os procedimentos dos exames — o que vai aumentar consideravelmente a qualidade dos resultados.
Além disso, o gerenciador cria um banco de dados de cada paciente que passa pelo seu laboratório — gerando um histórico de informações sobre todos os diagnósticos realizados. Os resultados das análises saem acompanhados desse histórico, o que ajuda a fidelizar os seus clientes.
Como é possível acessar o sistema GAL?
Assim como a utilizar qualquer software exige capacitação, isso não é diferente para usar o sistema GAL. Geralmente, os municípios e as superintendências regionais de saúde oferecem treinamentos para os usuários. Mas cabe também aos laboratórios realizarem o treinamento dos seus colaboradores e gestores.
Para ter acesso ao GAL, é preciso realizar um cadastramento do serviço por meio de formulários específicos. Além disso, o usuário deverá assinar um termo de confidencialidade.
Ele tem o propósito de garantir que as informações ali presentes não sejam repassadas a terceiros sem autorização, dentre outras determinações para garantir a privacidade dos dados. Cada laboratório receberá a senha e o login para seus usuários.
Há necessidade de usar sistemas complementares ao GAL?
A resposta é sim. Para que o laboratório consiga utilizar o GAL de maneira mais eficiente, vai ser necessário adotar outras tecnologias — por exemplo, implementar um processo de automação laboratorial. Esse processo envolve vários recursos, como a captura de fotos no ato do cadastro do paciente, a digitalização da imagem do microscópio utilizado durante a análise das amostras.
Também permite anexar os laudos a conexões diferentes de equipamentos. Dessa maneira, vai ser possível montar uma infraestrutura robusta e com alta performance para fazer com que o sistema GAL funcione sem encontrar obstáculos.
Como podemos ver, o Gerenciador de Ambiente Laboratorial auxilia o trabalho do laboratório em todas as etapas e todos os procedimentos. Os incontáveis benefícios do seu uso fazem com que essa ferramenta seja um investimento ótimo e indispensável para o seu negócio.
E aí, você acha que seu laboratório está realmente equipado ? Leia agora mesmo este texto e saiba como avaliar se seu laboratório precisa de um sistema específico para laboratórios.
