Embora pareça algo simples, uma rotina laboratorial está sujeita a diversos problemas. Isso porque ela não se resume à coleta e ao laudo de exames. Antes de chegar a essa fase do atendimento, o paciente precisa fazer um agendamento, passar pela recepção e, ainda, ter a necessidade de algum acompanhamento, caso ocorra algum problema. Nesse ínterim, podem acontecer imprevistos que se tornam um ruído na comunicação entre ambas as partes.
Já aconteceu de agendarem dois pacientes no mesmo horário, ou de se esquecerem de confirmar o agendamento? Essas falhas humanas são muito mais comuns do que se imagina. Além disso, atendimentos demorados demais podem acabar atrasando todo o seu dia. Eles podem acontecer por dificuldade em localizar informações, falhas no sistema ou outros fatores. Quando isso se torna recorrente, a produtividade fica seriamente comprometida.
Quer entender como lidar com esses desafios? Então acompanhe nossas dicas!
Treine seus colaboradores
Quando toda a sua equipe sabe lidar bem com as ferramentas de trabalho, tudo flui melhor. Para isso, o treinamento é fundamental. Além disso, manter seus colaboradores alinhados quanto a objetivos e procedimentos ajuda você a criar um padrão de atendimento, que se tornará a sua marca registrada. Eis mais um ponto a ser abordado em treinamentos. É por isso que você deve oferecê-los aos novos contratados e sempre que implantar uma ferramenta. Palestras pontuais sobre temas pertinentes também são ótimas.
Otimize tarefas
Às vezes, perde-se muito tempo com retrabalhos e procedimentos desnecessários. Para evitar essas questões, otimize suas tarefas. Procure manter uma agenda organizada, de modo que os agendamentos sejam mais rápidos e efetivos. Nesse mesmo rol, entra a comunicação entre as pessoas. Uma equipe que se mantém em contato evita divergências e otimiza seu tempo.
Use a tecnologia a seu favor
Um sistema de gestão especializado em laboratórios é o ideal para você manter todo o seu trabalho sob controle. Assim, os agendamentos são atualizados em tempo real, e você evita erros de agenda, por exemplo. Também é possível verificar o histórico do paciente em poucos cliques. Dessa forma, fica mais fácil inserir e consultar dados, confirmar agendamentos e prestar as informações necessárias.
Disponibilize canais de comunicação interna e externa
Manter a sua equipe em contato pode significar contar com ferramentas de bate-papo. Isso porque nem sempre todos estão no mesmo espaço, e uma mensagem urgente não pode esperar até que as pessoas se desloquem. Também é importante disponibilizar meios de comunicação com o paciente que vão além do telefone e do atendimento pessoal. Use o WhatsApp como canal de atendimento e esteja presente nas redes sociais. Assim, você otimiza a comunicação com o seu público.
Como se pode ver, a tecnologia impacta diretamente na rotina laboratorial. Com ela, seu trabalho se torna mais rápido, as falhas humanas diminuem, e você fica mais próximo do seu paciente. Pode parecer contraditório, mas a tecnologia deixa as pessoas mais livres para que o atendimento se torne mais humanizado e personalizado.
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