A organização de tarefas é uma preocupação comum da direção de qualquer empresa. No caso dos laboratórios de análises clínicas, essa máxima continua válida. Por isso, os processos devem ser desempenhados da maneira mais eficiente possível, a fim de trazer bons resultados ao negócio.
Uma boa ferramenta para auxiliar esse andamento é o checklist. Traçando passos para manter as tarefas organizadas, é possível controlar se as atividades seguem de acordo com o que se espera. Assim, planejamento e ação se complementam nessa etapa.
Quer saber quais itens não podem faltar para manter tudo nos trilhos? Confira os tópicos a seguir!
Estruturar metas individuais e coletivas
O planejamento do seu laboratório é bem estruturado? Esse é o primeiro assunto a ser abordado. Aonde a sua administração quer chegar? Aonde você, gestor, quer levar o laboratório?
Essas metas individuais precisam nortear todo o trabalho operacional desempenhado. Uma vez que essas ações estão definidas, planeje a organização de tarefas pensando na equipe, de forma a alinhar esses objetivos.
Estabelecer metas a curto, médio e longo prazo
O tópico acima já expressa o quão é importante orientar a equipe quando se quer ter um fluxo organizado na execução de tarefas. Nesse sentido, ela precisa estar inteirada acerca dos grandes objetivos do negócio.
Quais são as metas para a operação? Conte com a participação da equipe, definindo o que pode ser implantado para resultado imediato e o que vai ser encaminhado para resultados a médio e longo prazo, estabelecendo métodos factíveis de alcance.
Definir claramente as responsabilidades
Para garantir a eficiência das operações, todos os envolvidos precisam ter autonomia para executar suas próprias tarefas — ou seja, o responsável por alguma atividade deve ter plena liberdade na atuação.
Contudo, também é preciso controlar esses acontecimentos. Portanto, mapear os processos é uma boa pedida. Assim, a administração garante que cada um faça sua parte atendendo as expectativas organizacionais.
Todos estão onde deveriam estar, fazendo o que deveriam fazer? O tratamento é humanizado? Dentro disso, os colaboradores podem transitar definindo as prioridades do dia a dia, sempre focando no que precisa ser feito e qual é a melhor forma de fazer.
Focar totalmente na qualidade
A qualidade total não diz respeito apenas a um atendimento humanizado e aos serviços prestados. Ela também está ligada aos processos, ou seja, as tarefas cotidianas da organização fazem parte da entrega da qualidade.
Portanto, mantenha a eficiência nos holofotes. Isso significa que em todos os processos é preciso fazer mais com menos. Os recursos precisam ser distribuídos de forma que não haja possibilidade de prejuízo financeiro, desperdício de tempo, energia etc.
Investimento no treinamento e integração
Para evitar retrabalhos, desperdícios e prejuízos, a equipe precisa estar treinada para atender os requisitos da organização de tarefas. Da mesma forma, promover a integração é fundamental.
No sentido de centralizar informações, a integração faz com que erros não sejam cometidos. Erros de registro podem comprometer o trabalho de todos no laboratório, causando retrabalhos à coleta e transtornos para quem faz contato com o paciente, por exemplo.
Automatizar os processos
Para garantir que as tarefas são executadas dentro do prazo, livres de erros e com o registro de informações atualizado para todos os setores, a automatização é muito bem-vinda. O envio automático de mensagens quando um procedimento agendado estiver próximo é um exemplo disso.
O ideal é que o laboratório use um software para direcionar as etapas da gestão, já que esse programa tem o objetivo de simplificar as atividades do laboratório, usando a tecnologia a favor do negócio.
Enfim, o gestor sabe quais são os desafios específicos de seu empreendimento. É importante analisar as reais necessidades do seu laboratório para adequar os passos gerais a elas.
A organização de tarefas reflete diretamente nos resultados do laboratório, uma vez que os clientes são melhores atendidos e os recursos são bem direcionados, causando impacto na gestão financeira, das pessoas e operacional. Usando os passos que listamos, você pode desdobrar as práticas em ações menores, criando um plano a ser executado para que todos os itens se cumpram.
Então, qual é o maior desafio que a sua gestão tem enfrentado? Entre em contato conosco, conte-nos a sua experiência e saiba como podemos colaborar com o seu crescimento!
