Todos os dias são coletados diversos tipos de amostras — como sangue, fezes e urina — em um laboratório de análises clínicas. Por isso, fazer o correto armazenamento de material biológico pode ser um dos maiores desafios nesse tipo de estabelecimento.
Afinal, cada material tem suas propriedades, exigindo cuidados adequados para que não se deteriore ou contamine, o que prejudicaria os resultados dos exames. Sem contar que existem normas específicas que devem ser respeitadas.
Neste sentido, separamos algumas dicas para ajudar na gestão de armazenamento de material biológico. Continue a leitura e saiba como implantá-las no seu laboratório!
O que é gestão de estoque e qual sua importância?
A gestão de estoque compreende o processo de organizar recursos dos materiais do laboratório. O responsável por essa operação deve adotar práticas que estejam bastante sincronizadas na rotina laboratorial. Afinal, para realizar suas atividades, boa parte dos laboratórios dependem sensivelmente do estoque.
Isso é claramente fácil de ser percebido. Por exemplo, é possível acontecer do laboratório deixar de realizar um exame de sangue porque, no estoque, está em falta um tubo específico para armazenamento desse material biológico.
Nessa e em outras situações não há como improvisar, nem pedir para o cliente voltar outro dia, pois ele provavelmente já terá uma visão negativa sobre a imagem do laboratório. Com isso, provavelmente nunca mais voltará ali, ou seja, o laboratório não consegue sobreviver sem ter uma administração correta do estoque.
Dessa maneira, o gestor de estoque deve ter uma visão global de todo o processo. É preciso também que ele faça esforço para manter informações atualizadas e agir de maneira imediata diante da suspeita de alguma falta de suprimento.
Quais práticas adotar para uma gestão de estoque eficiente?
A gestão de estoque deve ser realizada de acordo com as informações sobre as necessidades rotineiras do laboratório. Existem parâmetros que podem ser utilizados nesse procedimento, por exemplo, fazer o controle dos inventários e do consumo médio em determinado período. A seguir, vamos conhecer mais sobre esses e outros pontos fundamentais para uma gestão de estoque eficiente!
Considere diferentes variáveis
O primeiro passo é entender bem todos os processos e a rotina do seu estabelecimento, pois a demanda de equipamentos e métodos vai depender bastante dos procedimentos realizados, uma vez que cada material exige cuidados diferentes.
Dessa forma, é preciso considerar todas as variáveis, como o tipo de material, a temperatura ideal de conservação, o prazo de viabilidade das amostras e a finalidade delas.
Ou seja, depois dessa avaliação, você saberá quais e quantos equipamentos, como refrigeradores e centrífugas, serão necessários.
Mantenha os ambientes refrigerados
A partir das variáveis avaliadas, é possível entender as diferenças de temperatura tanto para a manutenção quanto para o armazenamento de materiais biológicos diferentes.
Assim, você pode adquirir e regular os equipamentos corretamente e de acordo com as características de cada material.
Além disso, é fundamental ter uma boa refrigeração em todo o laboratório, para manter a viabilidade das amostras ainda na coleta. Por isso, vale a pena investir em um bom sistema de ar-condicionado e adaptá-lo às necessidades da sua região.
Faça a manutenção dos equipamentos
Muitas vezes, um equipamento usado na armazenagem pode parar de funcionar de repente, comprometendo todas as amostras guardadas. Isso pode comprometer seus resultados, atrasar as entregas e, principalmente, causar desgaste com os pacientes, que precisam retornar para fazer novas coletas.
Por isso, o ideal é fazer a manutenção regular de todos os equipamentos usados para armazenar material biológico. Para tanto, devem ser considerados a data de fabricação, o tempo de uso e a deterioração esperada para cada um deles.
Adote um sistema de sinalização adequado
Também não dá para armazenar as amostras, ainda que de um mesmo tipo, da mesma forma. Não basta apenas colocar o nome do paciente, uma vez que algumas delas podem ter prioridade — seja por conta da validade, seja por causa de qualquer outra variável.
O ideal é colocar etiquetas completas, com o nome e o número do cadastro do paciente, as datas de entrada e de validade e o exame que será realizado. Dessa maneira, evita-se erros e retrabalhos que comprometem a rotina do laboratório.
Respeite todas as normas de proteção
Por fim, é fundamental destacar que existem normas próprias que regem o armazenamento de materiais biológicos. Elas procuram evitar a degradação das amostras, bem como a contaminação dos pacientes e dos colaboradores responsáveis pela manipulação.
Portanto, devem ser respeitadas não apenas pelas implicações legais, como também pela segurança das pessoas e do próprio laboratório.
Para ajudar, além de manter rígido controle, coloque um resumo com as principais regras em local visível para lembrar a todos.
Como um software pode ajudar na gestão de estoque?
Todas as práticas que foram citadas no tópico anterior podem se beneficiar do uso de um software de gestão de laboratório. Ele reúne todas as informações necessárias, indicando a validade dos materiais e todas as variáveis. A seguir, vamos conhecer mais detalhes sobre essa tecnologia!
Registro em código de barras e emissão de etiquetas
Com o software de gestão de laboratório, é possível controlar entradas e saídas a partir da leitura de código de barras. Esse código permite que o produto seja registrado automaticamente no sistema, podendo ser rastreado durante todo o momento em que ele se mantiver no estoque do laboratório.
Além disso, o software pode ser programado para imprimir etiquetas com os dados dos pacientes e dos exames. Assim, torna-se possível facilitar a separação, além de atender a todas as especificações legais.
Agilidade na busca por informações
O software também permite que as consultas aos estoques sejam feitas de maneira imediata e com maior agilidade.
Por exemplo, os responsáveis de cada departamento do laboratório podem consultar a disponibilidade de produtos sem efetivamente necessitar se deslocar até o estoque. Utilizando o sistema de busca do software, é possível fazer pesquisa de maneira ágil.
Criação de sistemas de alerta
Outra vantagem da utilização de software é o sistema de alerta. Essa ferramenta pode ser programada com objetivo de criar alertas sobre determinados aspectos do produto.
Por exemplo, pode-se segmentar os produtos em prazo de validade ou em quantidade crítica no estoque. Assim, ao ser notificado com o sinal de alerta, o gestor conseguirá agir em tempo hábil a fim de garantir a sustentabilidade do estoque.
Processos automatizados
Um software de gestão de estoque também permite que os processos sejam mais automatizados. Por exemplo, é possível agilizar a administração das notas fiscais.
Essas podem ser emitidas e registradas no momento de entrada dos itens de estoque. Tudo isso de maneira automatizada, eliminando assim o trabalho manual de ter que fazer um lançamento de nota por nota e item por item. Dessa forma, evita-se a vulnerabilidade do erro humano.
Essas foram algumas informações sobre gestão de estoque. Ao optar pelo uso do software de gestão, escolha por uma empresa que tenha vasta experiência nesse tipo de tecnologia. Assim, não haverá decepção com os resultados obtidos no uso do software.
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