O software de gestão laboratorial é uma ferramenta utilizada para integrar todos os processos e informações em um único sistema, facilitando assim a rotina do laboratório.
Além de dar total controle, autonomia e visão ampla sobre áreas diferentes do laboratório, o sistema faz com que as tomadas de decisões sejam mais assertivas e erros minimizados. Concentra também dados e informações que envolvem todas as pontas como recepção, financeiro, estoque, marketing etc.
Desse modo, com tudo controlado, o gestor deixa de ser um intermediador ou controlador e passa a ser um tomador de decisão dentro do laboratório.
As principais funções do software de gestão
Existem softwares no mercado que são desenvolvidos para atender todas as demandas de laboratórios.
Sua contribuição não está só no bom funcionamento de todos os processos, tarefas e atividades, mas também na estruturação e criação de um padrão de funcionamento para operações.
Sendo assim, os principais benefícios de um software de gestão nos laboratórios são:
1. Integração e centralização de dados
Todos os dados dentro da ferramenta são interpretados e centralizados para que seja possível acessar tudo que tange a rotina de um laboratório de modo assertivo, como:
- Processos;
- Estoque;
- Agendamentos;
- Dados de fornecedores;
- Armazenamento de documentos.
Considerando a complexidade da gestão laboratorial a lista de vantagens e pontas a serem otimizadas é bem mais extensa, mas vale dizer que o software é um auxiliador e facilita a interpretação da análise desses dados.
2. Controle facilitado
Toda tecnologia ou ferramenta é criada a fim de facilitar ou otimizar a mão de obra do trabalhador.
Considerando este cenário, softwares mais modernos podem ser acessados na nuvem por computadores, smartphones ou tablets. Assim, o monitoramento é facilitado e o gestor tem à mão informações importantes sobre processos e tarefas.
3. Automação de processos
A automação e padronização de processos é uma das formas mais eficientes de promover a facilidade e a otimização na rotina de um laboratório de ponta.
A padronização de processos permite que o sistema não falhe e em decorrência disso as atividades também não.
Por outro lado, a equipe que vai gerenciar o software precisa estar devidamente treinada para conseguir atuar com assertividade em eventuais momentos de adversidade, corrigindo e otimizando os mais variados processos.
Ainda sobre pessoas, processos lineares e eficientes rodam automaticamente, isso significa que a equipe fica menos sobrecarregada e rende mais.
4.Controle de estoque
Se tratando de um laboratório, estoque é coisa séria e não pode ser monitorado de qualquer jeito!
O controle de estoque precisa ser cirúrgico, pois se ele falha, todo o resto é consequência, já que é impossível realizar determinadas tarefas se não houver equipamentos necessários.
Além disso, o gerenciamento de estoque evita gastos desnecessários que podem prejudicar a saúde financeira do laboratório no longo prazo.
Então, essa é mais uma facilidade de um software de gestão!
5.Monitoramento e relatórios inteligentes
Aqui é basicamente a lógica agindo.
O monitoramento de ações, processos e setores é fundamental para saber se estão dentro do previsto no que tange metas e objetivos, se podem ser melhorados e se sim, como serão.
Softwares de gestão criam relatórios inteligentes relacionados a tudo isso e fazem com que o gestor tenha uma visão analítica e consiga tomar decisões sábias em meio à rotina.
Relatórios são fundamentais na gestão laboratorial, são eles que mostram quais decisões precisam ser tomadas, o que precisa ser corrigido, fraquezas, pontos fortes, dentre outros.
Pensando na prática…
São muitos os benefícios de um software de gestão, como vimos, mas é importante que você perceba como aplicá-los na prática.
Por exemplo, se uma clínica odontológica que oferece um convênio dental ou que tenha um plano odontológico faça parcerias com seu laboratório, aplicando um software de gestão todos os dados de clínicas e consultórios parceiros estarão organizados e processados, bem como todo o tipo de plano de saúde ou convênio odontológico que cobre cada empresa.
Além disso, os exames realizados serão processados e gerenciados por apenas uma plataforma. Isso facilita tanto na otimização do tempo, quanto na organização dos resultados.
Assim, se um paciente fizer diversos tipos de exames diferentes em datas distintas, todos estarão contabilizados juntos. A entrega dos resultados poderá ser feita de forma eletrônica e os erros ou perdas dos documentos serão cada vez menos existentes.
Gestão é a alma do negócio
A gestão existe basicamente para fazer com que uma empresa alcance seus objetivos de curto, médio e longo prazo, e mostra o que precisa ser feito até lá.
É válido dizer também que toda organização de sucesso, independente da área em que atua, tem uma gestão eficiente com auxílio da tecnologia, seja ela vertical ou horizontal.
A tecnologia não veio para substituir a mão de obra humana, mas sim para ajudar na tomada de decisões assertivas que visem uma rotina descomplicada e altamente produtiva.
Portanto, reconhecendo os desafios do gerenciamento laboratorial, o software de gestão é uma maneira de diminuir erros e alcançar resultados consistentes.
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