Gerenciar um laboratório é um verdadeiro desafio, não é mesmo? É preciso aliar qualidade, rapidez e efetividade para gerar diagnósticos precisos. Tamanha responsabilidade requer uma ampla gama de saberes e também um elevado conhecimento sobre gestão de processos. A partir daí, é possível organizar os procedimentos com fluidez e eficiência, gerando bons serviços e a satisfação dos clientes.
Neste artigo, você vai aprender mais sobre a gestão de processos, conhecendo o nosso checklist para a implementação desse sistema na empresa. Ficou interessado? Acompanhe o conteúdo e entenda mais sobre o tema!
O que é a gestão de processos e qual a importância dela para as empresas?
A gestão de processos é uma metodologia de gerenciamento de atividades embasada em uma visão sistêmica do negócio. Ela direciona os esforços para atingir os objetivos estratégicos da corporação, priorizando também o aumento da qualidade, produtividade e inovação. As intervenções realizadas na gestão de processos podem ser de melhoria contínua (alterações de incremento, que são menos estruturais) ou de reengenharia.
A importância dessa forma de administração corporativa para as organizações se deve ao fato de ela otimizar todos os procedimentos, resultando em alguns benefícios, como a elevação da produtividade, a diminuição dos custos, a integração, a adequação às normas e a redução das falhas comunicativas.
Como fazer uma boa gestão de processos em laboratórios?
A gestão de processos pode ser muito benéfica para qualquer empreendimento. Em um laboratório, ela pode promover muitos impactos positivos. Para ver como implementá-la em seu estabelecimento, continue acompanhando os passos a seguir e faça deles o seu checklist de implantação da gestão de processos!
Faça um mapeamento do fluxo de trabalho
O mapeamento do fluxo de trabalho é uma etapa básica para iniciar as modificações no laboratório. Ele envolve uma pesquisa junto aos colaboradores para conhecer como funcionam os procedimentos na empresa.
Essa etapa diagnóstica é necessária para entender a conjuntura dos processos e identificar problemas e gargalos. Porém, ainda não é o momento de intervir. É preciso montar um fluxograma sintético e informativo para facilitar o planejamento de estratégias e alternativas que viabilizem um melhor desempenho das tarefas.
Otimize atividades e processos com uma visão sistêmica
Adotar uma visão sistêmica para o planejamento de melhorias é muito importante. Isso significa ver os processos de forma integrada, focando nas unidades e na interação entre os elementos. Com a montagem do fluxograma, foi possível conhecer o fluxo de trabalho e as suas potencialidades e problemas. Agora, para o desenvolvimento de melhorias, é importante pensar que cada mudança gera alterações em todo o complexo.
Cada fase deve ser avaliada em interação com os outros elementos. Assim, você deve ter cautela com qualquer alteração no laboratório, para não gerar prejuízos em outra área com a inclusão de alguma melhoria.
Crie uma estratégia para padronizar procedimentos e compartilhar os conhecimentos
Padronizar os procedimentos no laboratório é fundamental para minimizar erros e facilitar a aprendizagem dos novos profissionais. Com processos padronizados e documentados, a transmissão de conhecimento no estabelecimento fica mais fácil de ser realizada. Qualquer colaborador capacitado vai poder consultar a base de dados da empresa, para realizar os protocolos adequados em cada tipo de serviço.
Essas medidas ajudam a acelerar o desempenho das tarefas, reduzindo erros e refações e conferindo mais agilidade para o cumprimento das demandas.
Treine os colaboradores
Para promover uma boa gestão de processos, é fundamental fornecer capacitação para o time. É preciso que os colaboradores estejam a par das mudanças e saibam quais são as novas ferramentas com que podem contar. Lembre-se de que os treinamentos são investimentos muito necessários, pois, por meio deles, a equipe fica mais instrumentalizada para lidar com os desafios do dia a dia no laboratório.
Com a inserção de mudanças no empreendimento, a necessidade de reciclar os conhecimentos dos trabalhadores é evidente. Os funcionários precisam ser capacitados para se adaptarem à nova dinâmica. A gestão de processos incentiva o aprendizado contínuo e a renovação dos saberes, para que os profissionais estejam habilitados a lidar com as novas demandas.
Faça o monitoramento dos resultados
Depois de implementar tantas mudanças no empreendimento, é fundamental realizar um acompanhamento dos resultados gerados. Nem sempre a adaptação a algo novo é fácil, daí a importância de monitorar os efeitos das modificações. Muitas vezes também pode ocorrer um entendimento equivocado de algumas fases do processo. O monitoramento vai servir para remediar essas questões.
Como um software de gestão pode ajudar no gerenciamento dos processos?
Um software de gestão facilita o gerenciamento de processos no laboratório porque ele melhora a comunicação interna ao integrar setores e diferentes áreas. Módulos financeiros se comunicam com as páginas de serviços, facilitando a realização da contabilidade. Além disso, os médicos têm acesso às informações do prontuário eletrônico, simplificando a rotina para doutores, funcionários e pacientes.
A solução informatizada permite também diminuir os erros e o retrabalho, otimizando a rotina e favorecendo a maior produtividade. A resolução de problemas se torna mais fácil porque o manejo da informação é realizado com mais precisão. Ou seja, um software de gestão melhora o atendimento, otimiza os procedimentos e garante maior qualidade para os serviços.
Os técnicos e os bioquímicos podem criar mapas de trabalho para os procedimentos na bancada e entregam os resultados já com os registros das etapas anteriores. Isso otimiza a rotina dos médicos e facilita o atendimento.
A gestão de processos é um conjunto de estratégias que aliam visão sistêmica aos objetivos organizacionais, orientando as ações em prol da inovação, produtividade e elevação do padrão de qualidade. Implementá-la em um laboratório de análises clínicas pode ser uma ação decisiva para otimizar o fluxo de trabalho e garantir a satisfação dos pacientes.
Neste artigo, você pôde conferir um passo a passo para inserir essa dinâmica no laboratório e garantir melhores resultados para o seu empreendimento. Com o apoio de um software de gestão integrado, esse processo pode ser mais ágil e efetivo, otimizando o gerenciamento e trazendo amplos benefícios para a marca.
Gostou de saber como promover uma gestão de processos eficiente em seu laboratório? Aproveite e entre em contato com a nossa empresa para conhecer os nossos serviços!
