Quem vê o bom funcionamento de um laboratório não imagina quantas atividades acontecem cotidianamente das portas para dentro. Desde a fase pré-analítica até a entrega em dia dos resultados, tudo está estruturado por um bom trabalho de gestão de processos.
Quando eles não são geridos de forma eficiente, fica praticamente impossível encontrar o que pode ser melhorado na atuação do laboratório. É por isso que contar com a organização é essencial nesse sentido, garantindo que todos os procedimentos obtenham o sucesso esperado.
Atender bem e de forma ágil, sem erros nos cadastros, registros e coletas, é apenas a cereja do bolo. É importante que a gestão de processos oriente questões operacionais, mas também financeiras, de segurança, estoque etc. É sobre isso que falaremos neste artigo. Acompanhe!
Qual é o alcance da gestão de processos?
A gestão de processos tem um amplo alcance. Podemos começar citando as possibilidades de controle. O tempo que o paciente passa na espera e em procedimento pode ser medido, pois há registro de todas as etapas do fluxo de atendimento.
Desde o momento no qual o paciente entra no laboratório, ele é devidamente identificado e, então, a senha retirada inicia o controle desses períodos de espera. Ter esses dados gravados em sistema é um diferencial competitivo: nem todo laboratório tem.
Esses tempos servem de indicadores para a melhoria da qualidade do atendimento, além da agilidade da equipe. Acerca da segurança, o uso da biometria digital e a captura de foto, por exemplo, garantem que não haja nenhum equívoco em coletas e entregas.
Nesse sentido, o registro também colabora para a área financeira. Havendo integração automática com os convênios, o cadastro preenchido verifica se tudo está em ordem, gerando a autorização e aproveitando o processo para atualizar o faturamento.
A partir da triagem
Além dos indicadores de tempo — que podem colaborar para que a gestão aprimore os processos, agilizando-os — e da foto do paciente aparecendo na recepção e na coleta, garantindo que não haja troca de paciente, o momento da triagem também é contemplado.
Quando o material coletado vai para a área técnica, no caso da existência de um NTO (Núcleo Técnico Operacional), tudo precisa estar devidamente organizado. Por isso o uso de um código de barras para identificar o que está “OK” é a opção mais segura.
O lote para realização por meio dos equipamentos é emitido (no caso de exames que permitem automação). Nos exames manuais, um documento como um “mapa de trabalho” é gerado, a fim de criar um formato específico de relatório.
Na área técnica, o responsável pode encontrar as amostras passadas pela triagem usando o documento (mapa de trabalho) para orientar a ordem, executar o exame, e, logo na sequência, transcrever o mapa de trabalho. Os dados registrados precisam ser lançados em sistema para manter as informações centralizadas. Assim, sabe-se quem inseriu os dados e gerou uma determinada planilha, determinando a execução por grau de urgência.
Como aprimorar a gestão para organizar melhor o laboratório?
Toda essa organização parece um sonho, não é mesmo? Pois acredite: ela é muito possível. Para aprimorar a gestão de processos, é necessário utilizar os recursos certos. No caso da realização dos exames por ordem de prioridade, conte com um bom sistema.
Uma vez que a execução dos exames é realizada por prioridade, o sistema identifica os diferentes prazos (que são pré-definidos na recepção). A utilização de um aplicativo para que o paciente acompanhe essas datas simboliza o controle dos procedimentos.
É importante que a tecnologia colabore no sentido de que dispositivos (como uma TV 50”) sejam destinados ao acompanhamento da rotina: conforme os exames são realizados, o sistema atualiza automaticamente e tudo isso pode ser visualizado de forma dinâmica.
Como sabemos, atrasos não são tolerados. O sistema ajuda na organização do tempo, marcando o que está mais próximo de atrasar e, por ventura, o que já atrasou, para que a área técnica esteja ciente e corra para resolver o problema!
Por fim, quando a fase analítica termina seu serviço, resta avisar ao paciente. Nesse sentido, contar com consulta via aplicativo, envio de e-mail e SMS automático é essencial para avisar de forma eficiente que o resultado está disponível.
Qual é a importância de investir na automatização desses processos?
Imagine quanto tempo e energia são poupados quando todos esses processos citados são feitos de forma automatizada, integrando dispositivos e setores, sem chances de erros humanos ou ruído na comunicação.
Ao manter todos esses processos de forma manual, além da equipe sobrecarregada — e sem tempo para se dedicar às verdadeiras funções —, a gestão do laboratório abre espaço para que erros se perpetuem no atendimento e organização.
A falta de organização nos processos pode gerar recoletas, por exemplo, que prejudicam o laboratório pelo tempo gasto num retrabalho, incomodam o paciente, pedindo para que ele refaça o procedimento, e significam prejuízo. Gerenciar essas questões é essencial!
É muito mais difícil controlar os processos e evitar erros quando não há um fluxo muito bem definido, tanto no sentido de mapear as tarefas quanto na ordem dos procedimentos e no “organograma”, ou seja, saber quem deve estar fazendo a tarefa e em qual ordem.
Como a Unilab pode ajudar?
Pense que o paciente tem uma consulta com o médico dentro de 30 minutos, mas chega ao laboratório para buscar o exame e o resultado não está pronto! O desgaste é enorme, com o paciente e com o médico, que vai terminar recomendando outro laboratório para execução do serviço — o que afeta a credibilidade da clínica.
Em todas as fases, um sistema de controle é extremamente bem-vindo. O Unilab traz toda a estrutura para alcançar essa organização que citamos ao longo do texto. Quando se evitam problemas, a imagem do laboratório é preservada, já que o posicionamento de mercado vem do reflexo da boa gestão de processos. Assim, o bom atendimento é garantido.
Para obter sucesso no seu laboratório, você precisa contar com um sistema de ponta e, ao adotar o uso de um software, a empresa fica dependente do trabalho dele e não pode sofrer com problemas. É preciso ter uma empresa especializada e comprometido por trás desse trabalho. Quer ter essa expertise no seu laboratório? Entre em contato conosco!
