Você já fez aquela comparação “meu laboratório versus concorrência” e reparou que a clínica competidora está sempre lotada, enquanto a sua tem muitos horários vagos? Já se perguntou como ela consegue tantos pacientes, se o seu laboratório oferece os mesmos serviços e ainda tem sempre cafezinho e água gelada para quem chega?
A resposta pode ser bem mais simples do que parece: provavelmente, você precisa mudar o software do seu laboratório. Então, comece a prestar atenção se alguns destes eventos acontecem com certa frequência:
- retrabalhos constantes por falhas humanas ou do sistema;
- quantidade de recursos limitada, influenciando na velocidade do atendimento;
- erros frequentes, como travamentos e necessidade de reiniciar o sistema;
- problemas com suporte do sistema;
- atrasos na entrega de laudos;
- dificuldade para incluir funções básicas no sistema;
- não utiliza novos recursos de tecnologia.
Se você disse “sim” a alguns desses itens, não tenha dúvidas: você precisa de um software para laboratório de última geração, capaz de otimizar o funcionamento da sua empresa, fazendo com que se torne um diferencial para os pacientes.
Há várias situações em que você deve fazer a troca do sistema por um que ofereça todas as ferramentas necessárias para uma gestão com foco na eficiência e otimização de tempo e fidelização de novos pacientes. Afinal, quem lida diariamente com a saúde não pode trabalhar com tecnologia ultrapassada. Entenda!
Entenda os sinais de que a mudança deve ocorrer
Processos onerosos
Atendimento ruim, erros no sistema que acarretam perda de dados, travamento constante, software lento. Várias vezes, esses problemas são os responsáveis por toda uma rotina que não se desenvolve e retrabalhos constantes, o que acaba causando cancelamentos.
A lógica é simples: se o paciente precisa esperar muito para ser atendido, ele acaba indo para outro laboratório, cuja rotina seja mais eficiente. Sistemas lentos formam filas e dificultam demais os processos.
Ainda, softwares complicados, sem intuitividade, propiciam uma quantidade maior de erros humanos e necessidade de retrabalho. Sendo assim, o ideal é contar com um sistema que consiga agilizar os processos sem dar maiores trabalhos para os colaboradores que o operam.
Baixo nível de automação
Responda rapidamente: para que você usa um software? Isso mesmo. Para facilitar os processos, desde o momento de registro do paciente até a entrega dos resultados e toda a comunicação que acontece depois disso. Assim sendo, se os colaboradores continuam precisando fazer tudo, seu sistema não tem tanta utilidade.
É fundamental que ele torne a maioria das tarefas mecanizada, principalmente no que diz respeito ao fluxo de informações e à atualização dos dados de diversos setores. Finanças, estoque, atendimento e coleta devem andar lado a lado, sem chance de furos na comunicação, tanto entre áreas quanto com os pacientes.
Da mesma forma, os equipamentos devem ter opção de sincronização com o sistema utilizado. Um bom software avisa até mesmo que as máquinas precisam de reposição, alertando, por exemplo, que os níveis de algum material estão baixos. Ações assim evitam problemas, prevenindo perdas.
Sistema ultrapassado
É possível que o sistema fosse de ponta na época da instalação, mas que não tenha acompanhado as novidades tecnológicas. Atualizações raras ou ineficientes tornam o software obsoleto, sem conseguir se adaptar à demanda causada pelo crescimento gradativo de pacientes.
São sistemas, por exemplo ainda em plataforma DOS, incompatíveis com a última versão do Windows e que deixam seu laboratório na pré-história da saúde por não apresentarem diferenciais básicos como comunicação com o paciente por meio de SMS ou entrega de resultados online.
Conforme aumenta a demanda por novos tipos de exame e há novas descobertas, há também a necessidade de interface com novos equipamentos, o que muitos softwares antigos simplesmente não suportam — tornando-se ainda mais pesados e lentos conforme adaptações inadequadas são feitas.
É preciso, ainda, que exista interação com laboratórios de apoio, agilizando e complementando o oferecimento de exames.
Valor pago mensalmente não compensa
É bastante comum que o custo-benefício deixe de ser uma relação vantajosa, e o preço pago mensalmente não compense mais, dada a falta de ferramentas de interação.
Normalmente, o próprio sistema de cobrança ainda é bastante antigo, defasado em relação à demanda, como ao realizar cobrança por cada emissão de laudo, o que o torna inviável para grandes volumes.
Hoje, há ótimas ferramentas com custos mensais compensadores, principalmente frente aos benefícios oferecidos. Sendo assim, não faz sentido se manter preso a uma relação de consumo com um sistema que não dá o retorno esperado.
Falta de suporte técnico
Quando você tem problemas com o sistema, há uma equipe pronta para atender suas demandas? Muitos softwares simplesmente abandonam os laboratórios depois que a fase de instalação e adaptação passa. Daí em diante, o gestor tem que resolver todos os desafios sozinho, mesmo não sendo um expert no sistema.
Isso demanda tempo e energia, simbolizando, assim, um desperdício de recursos. É essencial que o software conte com uma equipe disponível sempre, que esteja atenta às necessidades da clínica e seja proativa na resolução dos possíveis impasses. Além disso, deve haver orientação para os resultados do laboratório.
Ausência de relatórios
Falando em preocupação com os resultados da clínica, há muitos sistemas que não agrupam dados para entregar informações estratégicas. Dessa forma, o software não colabora em nada para que a gestão tome boas decisões — quando, na verdade, ele tem todo o potencial para isso.
Se tudo que acontece no laboratório fica registrado em sistema, de maneira que as áreas se integrem, e ainda não há geração de relatórios para análise, você está perdendo seu tempo com um utilitário ultrapassado.
É necessário pensar em usar todo o potencial da ferramenta em prol do crescimento do laboratório, e isso inclui análise de dados para fins de direcionamento estratégico.
Pense no crescimento do laboratório
O crescimento é uma coisa natural a qualquer serviço de qualidade, por isso, você deve pensar na forma mais vantajosa de expandir seu negócio, com ferramentas que ofereçam diferenciais ao público e, ao mesmo tempo, facilidade de gerenciamento — inclusive a distância.
Ter acesso a todas as informações, esteja onde estiver e a qualquer hora, centralizar setores em uma única plataforma e otimizar processos, de forma a fazer mais exames sem necessidade de aumentar a equipe, são pontos fundamentais. Assim, fatores como corte de custos também são contemplados.
Por fim, temos uma última recomendação: faça uma lista de prós e contras, respondendo à seguinte pergunta: em quais aspectos o meu laboratório pode melhorar? Ligue essas respostas ao uso de um bom sistema: como um software de gestão laboratorial deve facilitar minha vida nesse sentido?
Assim, você vai encontrar ainda mais pontos, específicos, sobre os motivos pelos quais você deve trocar de sistema. O que você acrescentaria a essa lista que fizemos? Comente o post e compartilhe a sua experiência com outros gestores de laboratório!
