Já são bem conhecidas as vantagens da informatização dos laboratórios de análises clínicas: maior rapidez no atendimento, na obtenção, divulgação e no arquivamento de laudos e exames, a publicação dos resultados pela internet, rotinas mais práticas, ágeis e eficientes, além da centralização das informações. Tudo isso garante mais profissionalismo, segurança e eficiência ao processo.
Mas na hora de contratar o software que trará todos esses resultados para o laboratório, surgem várias dúvidas. A contratação do serviço é feita por um contrato de manutenção mensal ou apenas é feita a compra e a instalação do software nos computadores do laboratório? Como é feito o acompanhamento após a compra? A empresa oferece suporte ao produto, atualizações e serviços de backup dos dados?
Embora as empresas de software ofereçam suporte e atendimento necessários ao laboratório quando solicitado, a contratação de suporte mensal é mais útil e vantajosa para o cliente por uma série de razões. Confira algumas delas.
Atualizações e melhorias
Por mais que a empresa se disponha a enviar as atualizações feitas rotineiramente no sistema (um bom software é constantemente atualizado, garantindo sempre o que há de mais moderno ao cliente), pode não ser tão abrangente e pontual como são as atualizações feitas por uma equipe que dá suporte mensal, verificando e checando o software periodicamente.
Por outro lado, o público-alvo de empresas de software laboratorial é relativamente pequeno e de baixo crescimento, além de haver concorrência pelos poucos clientes existentes. Se uma empresa limita-se a vender seu produto sem oferecer contrato mensal, seu rendimento dependerá apenas das vendas realizadas, que logo cessarão, por absoluta falta de clientes.
E sem dinheiro em caixa, a empresa pode muito possivelmente quebrar e abandonar as atividades, deixando os clientes do software na mão, com um produto defasado, sem atualizações e sem nenhum tipo de suporte técnico, mesmo para alguma necessidade mais pontual: ela não poderá contar com os desenvolvedores do sistema, sendo essa uma opção absolutamente inviável a longo prazo.
Atendimento personalizado
Com a rotina de suporte mensal, as necessidades do cliente são analisadas e solucionadas mais profundamente, com a verificação frequente de como é utilizado o software no dia-a-dia do laboratório, sendo a solução de eventuais problemas mais rápida e eficiente. Além disso, o contato constante permite que sejam sanadas todas as dúvidas e questionamentos com rapidez.
Já uma empresa que se dedica somente a vender, sem oferecer a opção de acompanhamento mensal ao cliente, após vender o produto e não ter assumido nenhum compromisso adicional, considera seu trabalho “terminado” com a implantação do software.
As necessidades de treinamento, de atualização e de adaptação são simplesmente ignoradas pela empresa desenvolvedora, já que esta tem como meta apenas vender novos contratos, pois são eles que sustentam sua empresa. E quando o cliente necessita de atendimento por qualquer motivo, a empresa pode considerar essa solicitação como um “estorvo”, tratando o cliente com descaso, com um péssimo atendimento, visto que não tem planejamento para acompanhamento periódico, nem uma equipe de suporte que comporte o volume de atendimento.
Arquivamento e backup
Um bom acompanhamento periódico providencia automaticamente o backup constante dos dados do cliente, mantendo os arquivos sempre seguros e protegidos. Resultados de laudos, fichas de clientes e todos os documentos necessários à rotina da empresa devem ser cuidadosamente arquivados e salvos, pois perdê-los resultaria em um prejuízo irrecuperável. A manutenção mensal evita a ocorrência de tais danos.
Otimização
A checagem periódica do sistema evita que haja travamentos e lentidão, principalmente quando ele trabalha com uma quantidade grande de dados e arquivos integrados, como é o caso dos laboratórios de análises clínicas. Por mais rápido e eficiente que seja o software utilizado, uma vistoria mensal possibilita que tudo sempre esteja funcionando perfeitamente, sem travas, oferecendo rapidez e eficiência às rotinas laboratoriais.
Treinamento especializado
Informatizar todo o sistema de análises clínicas, garantindo uma gestão laboratorial eficiente, com todos os processos integrados entre si, traz mudanças impactantes na rotina de trabalho dos funcionários. Embora agilize e traga mais eficiência ao trabalho, desde o bioquímico à equipe de recepção, é necessário treinamento para que todos possam utilizar e aproveitar todos os recursos que o software oferece.
Dessa forma, o contrato mensal com a empresa fornecedora do software realmente é uma opção mais vantajosa para o laboratório, pois cada dia mais as empresas estão dependentes da tecnologia e ter a confiança de que seu fornecedor estará lá quando você precisar é um ponto crucial a ser avaliado na escolha dessa empresa.
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