É cada vez mais comum o uso de computadores e softwares não só para cadastros, mas para a gestão de todo o laboratório, desde a recepção ao exame propriamente dito, passando por históricos de pacientes e laudos. Tudo passa pelo processo de informatização. Daí a necessidade cada vez maior de uma equipe de TI nas empresas.
Entretanto, nem sempre o processo de estruturação dessas equipes é tão simples quanto parece. É preciso ser criterioso na contratação dos profissionais e manter as metas e procedimentos sempre alinhados entre todos. Dessa forma, os benefícios trazidos por elas à empresa serão imensuráveis.
Quer usufruir desses benefícios? Então veja como estruturar a equipe de TI no seu laboratório para obter mais eficiência e competitividade no mercado.
Como estruturar a equipe de TI no seu laboratório?
A informatização de laboratórios é hoje uma realidade crescente. Os sistemas computadorizados permitem uma leitura mais rápida e compreensível das informações, bem como o armazenamento de imagens e exames de forma digitalizada e em nuvem.
Por que é necessário informatizar?
A demanda por serviços de saúde tem crescido bastante, de modo que sistemas que ajudam a agilizar processos são sempre a primeira escolha.
Antigamente, um grande volume de arquivos e fichas cadastrais antigos, em formato não digital, ocupavam salas inteiras e era preciso gastar tempo na procura de pacientes. Hoje, computadores são capazes de armazenar uma imensa base de dados, sem necessidade de espaço físico. O meio eletrônico permite uma consulta instantânea, em apenas em alguns cliques.
O que pode ser informatizado?
A começar pela recepção, com o cadastro de clientes, prontuários e históricos clínicos ao procedimento do exame propriamente dito, tudo pode ser informatizado.
Como informatizar?
Ao estar certo quanto às vantagens da informatização para o seu laboratório, você pode começar a fazer pesquisas de empresas confiáveis que poderão fazer todo o trabalho de automação do seu laboratório.
Como escolher o equipamento necessário para estruturar a TI no seu laboratório?
Procure analisar com a empresa provedora do software a compra dos modelos de hardware levando em conta a relação custo-benefício.
Por exemplo: computadores mais velozes são bastante caros e sua depreciação é maior do que um menos potente, que são mais baratos e fazem todo o trabalho necessário.
Pesquisar a marca, saber se é confiável, se oferece garantia e assistência técnica é de suma importância. Também é importante avaliar a possibilidade de upgrades (expansão) do produto. Se ele for descartável ao longo do tempo, não adquira; faça pesquisas com outros que podem ser modernizados e atualizados à medida que passa o tempo ou, pelo menos, que possam durar de 3 a 5 anos.
Como fazer a configuração de redes?
Para a automação funcionar corretamente, interligando todos os setores do laboratório, é necessário uma rede de internet ou intranet. Esta conecta os microcomputadores entre si, realizando um intercâmbio de informações.
Essas redes são configuradas por meio de um computador-chefe, ou seja, uma central que é o servidor principal. Qualquer computador ligado a este poderá ter acesso às informações.
Para que tudo funcione sem que ocorra problemas, é preciso a implantação de senhas de segurança, que devem ser acessadas somente por pessoas autorizadas, garantindo, assim, a segurança e o sigilo da informação.
Equipamentos necessários para montar um sistema online no laboratório são:
- cabos Wi-Fi;
- internet banda larga;
- microcomputadores e dispositivos móveis;
- sistemas operacionais atuais;
- softwares de gestão de laboratórios.
Como escolher os softwares?
Depois de instalada toda a estrutura física para a automação do laboratório, é chegada a hora da escolha dos softwares que serão essenciais para gerir ,de forma automatizada, áreas específicas da empresa. Antes de escolher, faça-se essas perguntas:
- As funções desses softwares são ideais para as necessidades do meu laboratório?
- A empresa provedora é confiável? Quantos anos está no mercado?
- Qual a reputação da empresa provedora do software?
- Quantos softwares semelhantes já foram vendidos?
- Qual o preço e o que inclui neste custo (garantia, suporte, instalação e etc)?
- Há suporte disponível sempre que necessário?
- Qual a configuração mínima do computador para o programa rodar corretamente, sem travamentos ou perda de dados?
- Qual será o custo de instalação de novos módulos?
- Como será o treinamento dos funcionários?
Qual a importância do suporte técnico?
Implantar sistemas de gerenciamento em laboratórios é algo de extrema responsabilidade, porque envolve vidas. Gerir softwares e hardwares nessa área é como ter um carro, em que é necessário aprender a dirigir para fazer uso correto dele, a fim de evitar erros e acidentes.
Uma equipe de suporte técnico capacitada não apenas vai instalar toda a estrutura necessária de hardware e software do seu laboratório, mas também proverá, de forma responsável e em tempo hábil, a manutenção de suas máquinas sempre que houver necessidade.
Quais os benefícios de contar com uma boa estrutura de TI?
Como já dissemos, uma equipe de TI bem estruturada tem muito a acrescentar à empresa. Entre os principais benefícios podemos citar:
- melhoria nos processos: muitas vezes, os sistemas e meios digitais utilizados pela empresa passam por pequenos problemas, que vão se acumulando até que o andamento do trabalho fique prejudicado. Com uma boa equipe de TI, essas pequenas falhas são solucionadas assim que surgem, o que resulta em uma melhoria nos processos em termos gerais;
- melhor controle de custos: uma das partes mais difíceis da gestão é, talvez, o controle financeiro. Saber exatamente quais são as contas a pagar e receber e como gerenciar o estoque nem sempre são tarefas fáceis. Por essa razão, contar com uma ajuda tecnológica nunca é demais. Os sistemas de automação permitem integrar esses dados e consultar períodos anteriores, tornando o controle de custos mais fácil, com menor necessidade de intervenção humana;
- inovação e inteligência para o negócio: há algumas décadas, a tecnologia era acessível a um grupo seleto de pessoas. Com a democratização da informática, é muito comum que as empresas recorram às ferramentas digitais para otimizar a gestão. Os sistemas especializados em laboratórios, por exemplo, contam com módulos específicos para esse tipo de negócio, o que proporciona modernidade e maiores possibilidades de crescimento e retenção de pacientes, em termos mais práticos. Uma boa equipe de TI está sempre “antenada” às novas tecnologias e saberá de que forma implementá-las em seu laboratório.
Como escolher uma boa equipe de TI?
A escolha dos profissionais que atuarão em TI nem sempre é fácil. Não basta contratar aquele seu vizinho que acabou de se formar. Antes de mais nada, é importante analisar a sua capacidade de atuação efetiva. Para ajudá-lo, listamos alguns pontos que devem ser levados em conta:
- maturidade da empresa: a maturidade do profissional deve ser levada em conta. Nós não estamos falando somente em termos pessoais, mas, sim, no que diz respeito à área. Ainda que conte com pouco tempo de experiência, ele precisa ter conhecimentos sobre as tendências do mercado e estar sempre pesquisando e estudando novas metodologias;
- boa tecnologia: de quais tecnologias os profissionais devem ser adeptos? É importante lembrar que existem diferentes métodos de trabalho e que, na hora de contratar profissionais, é fundamental buscar aqueles que estão alinhados às necessidades do seu laboratório;
- metodologia de implantação: a implantação de novas tecnologias não ocorre de forma brusca. Tudo é feito etapa a etapa e deve ser acompanhado de treinamentos para os envolvidos. Sua equipe de TI deve estar disposta a oferecer esse tipo de suporte;
- capacidade de aprimoramento: o mercado tecnológico não para de se transformar. O bom profissional de TI é aquele que acompanha essas inovações e está sempre disposto a oferecer algo inovador para a sua empresa.
Como você pode ver, uma equipe de TI e as tecnologias implantadas são fatores importantíssimos, já que impactam diretamente no crescimento do seu laboratório.
Você já estruturou a área de TI do seu laboratório? Tem alguma dica para compartilhar? Deixe o seu comentário!
