O módulo de Controle de Estoque da Unilab oferece uma série de facilidades e diferenciais para o gerenciamento da sua reserva de insumos, e antes de enumerar todas as vantagens de um bom software para exercer essa tarefa, vale a pena refletir sobre por que ele é tão importante. Afinal, para muitos, essa pode parecer uma preocupação menos essencial na gestão do laboratório. Grande engano.
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Gerenciar seu estoque de forma eficiente pode ter repercussão positiva em vários processos do laboratório, que vão muito além de simplesmente dispor dos insumos adequados no momento em que eles são necessários. Entre os pontos mais importantes, podemos mencionar:
- Driblar desabastecimentos. Inúmeros fatores podem levar a desabastecimento, incluindo fenômenos sazonais como as infecções por dengue, chikungunya e zika em determinadas épocas do ano, ou os surtos de doenças respiratórias com a chegada do frio em muitas regiões de país, até eventos relativamente inesperados como a pandemia do Covid-19. Exercer controle rigoroso da quantidade de insumos estocados, e dispor de alertas de estoque mínimo nesses momentos, faz toda a diferença na sua capacidade de responder ao contexto.
- Evitar prejuízos por vencimento de prazos. Um controle mais restrito dos prazos de vencimento dos insumos pode ter significativa repercussão no seu orçamento. O descarte de insumos, por terem se tornados impróprios para o uso, cria um escoadouro de recursos que poderia ser facilmente evitado, e sinaliza que você não está atento ao volume de compras, ordenando mais pedidos do que necessita, possivelmente por desconhecer a demanda média de cada tipo de insumo utilizado.
- Vigiar movimentações irregulares no estoque. Infelizmente, o desvio de insumos é uma possibilidade para a qual você deve estar atento. Com um bom esquema de controle das entradas e saídas dos produtos, você reduz muito a eventualidade desse tipo de irregularidade, e mais, é capaz de rastrear as tentativas de furto e promover as mudanças que julgar necessárias para que elas não se repitam.
- Prevenir-se de atrasos na entrega dos resultados. Entre os eventos mais danosos para sua marca e imagem está o atraso na entrega dos resultados, e o que é pior, a necessidade de uma recoleta, porque não foi possível realizar a análise em tempo hábil pela indisponibilidade de determinado insumo. Esta é uma falha a evitar a todo custo!
- Ganhar margem de negociação nas compras. Essa é uma regra de mercado simples: se você tem urgência, paga mais caro, e pode até ter que aceitar produtos abaixo das especificações que desejaria. Por outro lado, se você tem um bom planejamento para realizar seus pedidos com a antecedência necessária, pode procurar o melhor fornecedor e pesquisar os melhores preços.
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Agora que você já viu a importância vital do controle de estoque, vamos falar nas possíveis falhas da sua gestão que podem estar levando a um gerenciamento deficiente também do seu estoque de insumos. Elas podem ser de várias naturezas:
- Má gestão de informações. Às vezes, você está tão envolvido com outras tarefas da gestão que lhe parecem mais urgentes ou importantes, que simplesmente negligencia o conhecimento cuidadoso dos processos de compra, venda e logística de armazenamento. Isso acontece porque os procedimentos de controle de estoque, feitos de forma analógica e manual, podem parecer por demais tediosos e demorados. Uma boa dica seria então delegar alguém qualificado para a tarefa.
- Falta de integração entre os setores do laboratório. Todos os passos da jornada do exame, da coleta à entrega dos resultados e subsequente descarte das amostras utilizadas, devem fluir de forma regular e harmônica, possibilitando a interação entre todos os setores. É importante que sua equipe como um todo compreenda que a produção de um resultado é o ponto final de uma cadeia.
- Ausência de projeção de demandas. Esta é uma falha séria, pois todo prestador de serviços precisa estar atento ao contexto, antecipando-se, sempre que possível, às suas flutuações. Já mencionamos os fenômenos sazonais como marcos essenciais na sua política de abastecimento de insumos, mas você deve ir além, mantendo-se informado das oscilações no contexto da economia e mesmo das políticas da área da saúde.
- Falta de investimento em tecnologia. Convenhamos que fazer o inventário manual do seu estoque parece coisa do século passado. E é. A transformação digital se tornou o marco diferencial entre um empreendimento competitivo e outro fadado a ser superado pela concorrência, e isso é especialmente verdadeiro no universo dos laboratórios de análises clínicas.
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Para ter um perfeito controle de estoque, você pode precisar do software perfeito para essa função. Um software como o Sistema Unilab, que dedica um módulo exclusivo ao controle de estoque capaz de atender as necessidades de laboratórios de qualquer porte. Veja alguns dos diferenciais que o módulo de Controle de Estoque do Unilab oferece:
- A entrada de compras funciona de forma integrada entre financeiro e estoque, e você gerencia de forma também integrada os pedidos de suprimentos e consumíveis por unidade ou setor.
- Toda a movimentação do estoque pode ser acompanhada em tempo real.
- Você dispõe de ferramenta de alerta para produtos vencidos. E pode configurar alertas para estoque mínimo. Aliás, existe uma fórmula simples para determinar seu estoque mínimo, baseada no seu consumo numa linha de tempo, que você aplicar depois de ter em mãos os dados fornecidos pelos relatórios:
CMP (consumo médio periódico) x TR (tempo de reposição) = EM (estoque mínimo).
Por exemplo: 3 frascos semanais de determinado reagente (CMP) x duas semanas (TR) = 6 frascos (EM). Quando seu estoque chegar a seis frascos é o ideal para você receber o alerta de reposição
- Emissão de relatórios detalhados sobre pedidos, entradas e saídas, custos dos produtos em estoque e despesas por centro de custo. Os relatórios de pedidos podem ainda ser utilizados para identificar lotes e fornecedores mais econômicos.
Então, convencido da importância de manter um controle atento do seu estoque de insumos, lançando mão dos melhores recursos digitais para esse cuidado? Agende já uma demonstração com o Unilab, e conheça tudo que nosso software pode fazer pela sua gestão!
