A abertura de novos postos de coleta, quando bem avaliada e planejada, pode significar um upgrade significativo no seu empreendimento, ampliando seu alcance de público, fortalecendo sua marca e aumentando seu faturamento. Porém, com grandes investimentos, chegam novos desafios. Um deles pode ser conseguir dar atenção necessária a todos os seus pontos de atendimento, especialmente quando se busca padronização, controle de qualidade e otimização de processos em diversas unidades.
Um dos maiores riscos é oferecer um padrão de atendimento inferior ao da matriz, gerando comparações desagradáveis. Além disso, há o aumento da carga de atribuições, havendo necessidade de visitas periódicas e captação de feedback dos colaboradores encarregados. Mas com a tecnologia certa – o LIS Unilab e suas múltiplas possibilidades, por exemplo – aliada às boas práticas de gestão, é possível supervisionar remotamente cada posto de coleta e garantir que ele atenda aos padrões exigidos, mantendo a satisfação dos pacientes e a integridade das operações. Confira nossas dicas para aprimorar esse monitoramento!
Importante: Melhorando a comunicação entre os postos de coleta e matriz!
Selecione com sabedoria quem vai representá-lo no posto de coleta.
O colaborador selecionado para gerenciar o posto será seu representante direto naquele espaço e deve ser alguém com características de liderança, pró-atividade, conhecimento profundo dos processos do laboratório e, sem medo de exagerar, alguém que compartilhe sua visão de mundo e modo de operar. Depois de achar esse colaborador dos sonhos, esqueça o medo de delegar! Ele deve ter certa autonomia e canal direto com você para quando for necessário. Estabeleça uma rotina de reuniões virtuais, que podem ser semanais ou a periodicidade que achar mais indicada, e procure discutir todas as questões da gestão do posto de coleta. Essas pequenas auditorias podem obter maior produtividade se você criar checklists digitais no formato de listas de verificação que possam ser preenchidas e revisadas pela matriz, além de registros em vídeo do espaço físico do posto de coleta.
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Não negligencie a capacitação dos colaboradores dessas unidades.
Colaboradores bem treinados são a base de qualquer operação eficiente. Invista em treinamentos periódicos para manter a equipe atualizada, e lembre-se de que isso também pode ser realizado remotamente. Ofereça cursos online sobre novas tecnologias, protocolos de coleta e atendimento ao paciente, e não se esqueça de personalizar os treinamentos para atender às necessidades de cada unidade, focando em áreas de maior dificuldade. Após os treinamentos, implemente avaliações para verificar se os conhecimentos foram assimilados.
Adote sistemas de comunicação eficientes entre os postos de coleta e a matriz.
Já vimos que um dos principais pilares para o sucesso no monitoramento remoto é a comunicação. É fundamental criar canais claros e eficazes entre os postos de coleta e a matriz. Use ferramentas digitais como aplicativos de mensagens corporativas, plataformas de gestão e sistemas de comunicação interna, que são essenciais para a agilidade na troca de dados e resolução de problemas. Crie também um fluxo de comunicação bidirecional, onde tanto a matriz quanto os postos possam reportar desafios e propor melhorias. Você pode utilizar plataformas de videoconferência para os encontros semanais ou mensais com os responsáveis e demais colaboradores de cada unidade, e aproveitar para compartilhar dados e indicadores de desempenho para que todos tenham acesso ao impacto do trabalho realizado. Permita também que eles relatem seus desafios e tragam ideias e soluções, gerando sentimento de integração com o laboratório, mesmo longe da matriz.
Leia também: Dicas para melhorar a integração da equipe no laboratório.
Padronize processos com a criação de POPs, Procedimentos Operacionais Padrão.
A padronização de processos é a chave para garantir a qualidade uniforme em todas as unidades, independentemente da localização. Com os POPs, você documenta os fluxos de trabalho desde a recepção do paciente até o envio das amostras para análise. Mas atenção: certifique-se de que todos os colaboradores tenham acesso a esses documentos! Verifique, mesmo à distância, se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente.
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Invista em sistemas de monitoramento em tempo real e IoT (Internet das Coisas).
Um LIS robusto como do Unilab facilita o gerenciamento remoto ao permitir a supervisão em tempo real de diversos aspectos operacionais. Isso inclui o rastreamento das amostras através do módulo Soroteca, que acompanha desde a coleta até a chegada ao laboratório central, garantindo integridade e confiabilidade, além de mapear todos os acessos. Relatórios regulares parciais podem ser configurados virtualmente para qualquer aspecto do funcionamento dos postos de coleta, incluindo produtividade, controle de qualidade, orçamentos convertidos, controle de estoque, emissão de autorizações e muito mais. Dessa forma, você terá na sua mesa tudo que precisa saber sobre o funcionamento dos postos em tempo real, sem necessidade de visitas presenciais extras. Pode ainda monitorar métricas como tempo médio de atendimento, taxa de erro em amostras e conformidade com protocolos.
Controle melhor seus estoques com essas dicas!
A experiência do paciente é seu mais importante indicador de desempenho!
Lembre-se de que o monitoramento dos postos de coleta deve sempre priorizar a experiência do paciente, pois é o que mais importa para o sucesso do empreendimento. Utilize pesquisas de satisfação e realize avaliações regulares para medir a opinião dos clientes sobre atendimento, tempo de espera e qualidade do serviço. Depois, é claro, use os dados coletados para sanar falhas e implementar melhorias.
Saiba quais são as perguntas que não podem faltar na sua pesquisa de satisfação!
Monitorar postos de coleta à distância exige planejamento, tecnologia e uma abordagem centrada nas pessoas. Com as ferramentas e estratégias certas, é possível garantir eficiência, qualidade e segurança em todas as operações. E para ajudá-lo nessa tarefa, o Unilab oferece um universo de aplicativos e diferenciais sob medida para você. Que tal agendar uma demonstração agora mesmo?
