Uma boa gestão financeira pode ser seu passaporte para o crescimento em tempos propícios, ou seu salvo-conduto para minimizar perdas no laboratório durante os períodos de crise no mercado. Isso quer dizer, na verdade, que não há momento em que você possa se dar ao luxo de descuidar da gestão financeira, seja para manter sua posição, seja para expandir sua atuação. E fazer isso pode tomar boa parte do seu tempo. Para ajudá-lo nessa parte tão importante da sua administração, listamos hoje os cinco piores erros de gestão financeira que devem ser evitados, e como os módulos do Unilab podem ajudá-lo nesse processo. Você vai se surpreender!
1. Não fazer o controle do fluxo de caixa
O fluxo de caixa e seus desdobramentos são um terreno estratégico da gestão, e entendê-los a fundo é um dos principais diferenciais do gestor eficiente. Com essas informações, é possível fazer uma análise de cenários que ajude nas decisões gerenciais, evitando ficar a descoberto financeiramente. E nesse caso, a gestão por indicadores também se torna muito importante. Além disso, você precisa deixar registradas todas as entradas e saídas de caixa, bem como realizar uma previsão dos valores a pagar e a receber. Porém, o registro de entradas e saídas, por si só, não entrega todas as informações das quais você necessita.
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Evite cometer uma falha comum, especialmente em laboratórios de pequeno porte, que é misturar os valores do caixa do laboratório com os da sua conta pessoal. Essas operações compensatórias, embora imprescindíveis em algum momento, podem dificultar uma visão clara da situação. E isso vale também para a percepção de lucro do laboratório. Se você ficar excessivamente focado nas entradas e saídas pontuais, desconsiderando previsões de gastos e operações futuras, pode não se dar conta de que superávit de caixa no final do mês não significa necessariamente lucro!
Com o módulo de gestão financeira do Unilab, você controla recebimentos de cartão e movimentação bancária, integra faturamento e caixa e gera demonstrativos de resultados ou competência, além de dispor de exportação automática de notas fiscais, e muitos outros recursos de peso.
2. Não fazer o controle do fechamento de caixa
Umas das questões mais desagradáveis com as quais o gestor pode ser obrigado a lidar é a desconfiança de que estão ocorrendo furtos em dinheiro no caixa, provavelmente praticados por alguém da recepção. E infelizmente, isso é mais comum do que se desejaria, mesmo com todo critério na seleção do pessoal. Não negligencie a conferência do caixa, especialmente das entradas em dinheiro e cartão, e fique alerta para artifícios, como por exemplo, o caso de colaboradores que registravam os pagamentos em dinheiro como entradas de cartão, logo após subtraindo do caixa os valores em espécie. Uma rotina de controle diário das unidades faz parte da boa gestão, e se não puder fazê-lo pessoalmente, delegue a um responsável de confiança, reservando-se a tarefa de uma inspeção semanal. Consulte cuidadosamente seus registros, em busca de disparidades nos números, e se elas aparecerem com frequência, é porque algo não está certo.
Vale enfatizar que aqui, também, um bom LIS é uma importante ferramenta nessa vigilância, fazendo os registros de pagamento e fechamento de caixas por máquina ou usuário, com a regularidade que você desejar, além de que os já mencionados indicadores podem ser utilizados para sugerir e apoiar métricas.
Leia também: Veja as melhores formas de manter o fluxo de caixa sob controle!
3. Não verificar o custo do exame
A relação entre custo e o preço praticado para um exame depende de algumas variáveis, que incluem o preço praticado pela concorrência e o valor percebido pelo cliente, além de fatores que afetam a demanda ou oferta do serviço. Às vezes, vale a pena até conviver com uma margem de lucro pequena ou inexistente no sentido de fidelizar clientes para produtos mais importantes, mas via de regra, você precisa estar atualizado para precificar corretamente os exames.
Nesse processo de precificação, devem entrar algumas considerações, tais como custos fixos (basicamente, a manutenção da estrutura do laboratório), despesas variáveis (como a eventual manutenção dos equipamentos), custo do serviço (relativo aos materiais e insumos utilizados) e, finalmente, sua margem de lucro.
Novamente, fica fácil entender como os diferenciais oferecidos por um bom software laboratorial, como o do Unilab, são valiosos para o processo de precificação, pois os dados oferecidos por ele permitem adicionar à equação informações que de outra forma passariam despercebidas, até por falta de tempo hábil para consultá-las manualmente.
4. Não fazer o controle do estoque
Cultivar um bom relacionamento com os fornecedores, planejar o processo de compra, calcular e controlar seu estoque mínimo. Essas são providências essenciais que todo gestor deve tomar para evitar prejuízos com o vencimento da validade dos insumos ou com a necessidade de comprar em regime de emergência, sujeitando-se aos preços que lhe forem apresentados, além do risco de atrasos operacionais. Não manter o controle de insumos estocados pode ser um ralo por onde seu possível lucro escoa silenciosamente, mas essa é uma tarefa constante que pode ser tediosa e ocupar muito tempo que poderia ser utilizado, por exemplo, no planejamento de estratégias de crescimento. De novo, o LIS do Unilab pode vir em seu socorro.
Com o módulo de controle de estoque do Unilab, você pode programar o recebimento de alertas tanto para produtos vencidos como para os limites de estoque mínimo, permitindo agir em tempo para evitar tanto perdas como escassez. Você também pode dar entrada das compras de forma integrada entre estoque e financeiro, e até mesmo acompanhar a movimentação do estoque em tempo real!
Para ajudá-lo nessa programação, anote esta fórmula: CMP (consumo médio periódico) x TR (tempo de reposição) = EM (estoque mínimo). Com essa equação, é possível visualizar seu consumo numa linha de tempo. Por exemplo: 3 frascos semanais de determinado reagente (CMP) x duas semanas (TR) = 6 frascos (EM). Quando seu estoque chegar a seis frascos é o ideal para você receber o alerta de reposição, levando em conta também os prazos dos fornecedores.
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5. Atender convênios que dão prejuízo
Oferecer um amplo portfólio de convênios pode parecer uma ótima estratégia para captar clientes, e é mesmo. Atualmente os convênios representam a parcela mais significativa do faturamento de qualquer laboratório, mas nem por isso deve-se dispensar o critério ao firmar esses relacionamentos. Alguns convênios podem simplesmente não valer a pena, e você não percebe porque não dispõe de recursos de análise desse contexto.
Antes de mais nada, tente manter uma política de autonomia para não depender tanto desses convênios, baseada em pilares como investir regularmente na captação de clientes particulares através de uma boa estratégia de marketing, fazer parcerias com empresas, oferecer condições atraentes para a realização de exames particulares, e divulgar exames como sexagem fetal, toxicológico ou teste de paternidade, que não necessitam de requisição médica.
Porém, o mais importante é investir num software que permita calcular com mais agilidade as entradas por convênios e as eventuais glosas. Um sistema que trabalhe de forma inteligente, organizando as informações, e fazendo o controle de todas as suas faturas. Assim, torna-se possível enviar as informações de maneira mais rápida e obter sucesso nesse procedimento. Esse sistema pode ser o Unilab! Entre em contato e solicite uma demonstração. Você vai perceber como é importante dispor de boas ferramentas digitais, também em sua gestão financeira!
