A recepção de um laboratório de análises clínicas é muito mais do que apenas um espaço de espera. Dependendo do horário ou do dia, os pacientes podem passar um tempo considerável nesta área, representando uma oportunidade única para os gestores do laboratório.
Ao otimizar este espaço, não apenas se pode melhorar significativamente a experiência do paciente, mas também promover ativamente os serviços do laboratório, fortalecer a marca e, eventualmente, aumentar a rentabilidade. Além disso, trabalhar com o espaço já existente é uma maneira eficaz de reduzir custos e garantir que o paciente, já focado no contexto do laboratório, receba mensagens e informações pertinentes.
Dicas para Otimizar a Recepção do Laboratório
Use a TV do laboratório além do entretenimento
A televisão pode ser mais do que um entretenimento para os pacientes. Utilize a televisão na recepção para exibir vídeos que detalhem os serviços oferecidos, os exames disponíveis e os diferenciais do laboratório. Esses vídeos podem incluir depoimentos de pacientes, explicações de procedimentos por profissionais de saúde e informações sobre novas tecnologias e tratamentos disponíveis.
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Torne a parede de certificados um divulgador da qualidade do laboratório
Destaque no ambiente onde ficam os clientes, os certificados de qualidade como os do PNCQ (Programa Nacional de Controle de Qualidade) ou do Controllab, acompanhados de explicações para o público leigo sobre o que esses certificados representam. Isso reforça a confiança na qualidade dos serviços prestados. Muitas vezes o laboratório já possui esses certificados há vários anos, mas não aproveitam para divulgar de forma que fique compreensível para os clientes.
Forneça flyers informativos para leitura
Disponibilize flyers que ofereçam informações sobre os principais exames, convênios aceitos e pacotes de check-up. Esses materiais podem ajudar os pacientes a entender melhor os serviços e incentivar o agendamento de procedimentos adicionais.
Disponibilize QR Code para avaliação da experiência:
Coloque QR codes em locais estratégicos para que os pacientes possam facilmente acessar uma plataforma de avaliação da experiência no laboratório. Isso não só fornece feedback valioso, mas também engaja os pacientes no processo de melhoria contínua. Ter mais de um ponto de contato do paciente com a pesquisa de satisfação pode, também, aumentar o número de respondentes.
Tenha uma sinalização eficiente:
Em laboratórios maiores, é importante ter placas sinalizando diferentes áreas como o espaço de desjejum, salas de coleta e outros serviços. Isso facilita a orientação dos pacientes e melhora a eficiência do fluxo no espaço.
Faça manutenção constante do espaço:
A higiene e a apresentação da recepção são fundamentais. Mantenha o espaço limpo e organizado, repare qualquer dano visível em móveis e paredes para transmitir uma imagem de cuidado e profissionalismo.
Invista em um Sistema de Gerenciamento de Filas:
Implemente um sistema de gerenciamento de filas que seja intuitivo e fácil de usar para reduzir o tempo de espera e melhorar a satisfação do cliente. Alguns pacientes, como idosos, podem ter dificuldades de lidar com a tecnologia, mas o laboratório pode driblar esses desafios organizando melhor a experiência.
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Pense na ambiência sonora:
Use músicas suaves e relaxantes para criar um ambiente acolhedor. Evite repetições frequentes ou músicas muito intensas que possam causar desconforto em quem está esperando e também em quem está atendendo. Às vezes, os gestores esquecem de pensar também na equipe que está envolvida no atendimento, mas isso influência diretamente na qualidade e produtividade do trabalho desempenhado.
Distribua banners e cartazes Informativos pelo laboratório:
Utilize banners e cartazes que podem ser atualizados regularmente para informar os pacientes sobre novidades, campanhas de saúde pública relevantes e serviços especiais disponíveis.
Não esqueça das conveniências:
Quanto mais conveniente o seu laboratório for, mais satisfeito o paciente fica, e menos resistência ele terá de voltar se for preciso. Wi-Fi gratuito, água, carregador para celular, desjejum (café e biscoitos) e convênio com estacionamento (ou gratuidade no estacionamento, quando possível) são apenas algumas das opções.
Implementar um Sistema de Informação Laboratorial (LIS) pode revolucionar a gestão dos processos, reduzindo os tempos de espera e melhorando a organização do atendimento. Ferramentas como resultados online e informações detalhadas acessíveis nos laudos podem enriquecer significativamente a experiência do paciente. Peça uma demonstração e descubra como o Unilab pode te ajudar nessa jornada!
