Na primeira parte desta série, abordamos como o LIS pode ajudar a minimizar erros na fase pré-analítica das atividades do laboratório, aquela que concentra a maior incidência deles, com até 75% das ocorrências. A maioria dos erros que acontecem no período pré-análise estão relacionados a problemas nas informações disponibilizadas aos clientes, envolvendo o preparo para os exames, ou inadequações na coleta. Agora, vamos nos ocupar da fase analítica, e como o uso do LIS por fazer a diferença também aqui. Embora concentre, estatisticamente, os menores índices de probabilidade de erro (1,4%) essas possibilidades ainda são significativas o bastante para que seja válido utilizar todos os recursos disponíveis através do LIS para evitá-los.
Na fase analítica, a ênfase é nos equipamentos que irão auxiliar e executar as análises, visto que esta é uma fase mais automatizada, além do suporte ao melhor manejo e armazenamento das amostras, até o descarte, e a liberação dos resultados. Acompanhe abaixo os diversos pontos críticos em que os erros podem ocorrer, e como o LIS auxiliar a administrar esses riscos:
Armazenamento de amostras para back-up
Já falamos na etapa anterior sobre o uso da soroteca no controle e armazenamento de amostras, mas não custa lembrar sua importância. Com a soroteca gerenciada através do LIS, você mantém um acervo de amostras por tempo determinado que pode ser usada como back-up caso ocorra algum problema na análise, dispensando a recoleta. O sistema é capaz de localizá-las rapidamente se necessário, e de organizar e informar os prazos de vencimento e descarte das mesmas. A manutenção de uma soroteca, além do mais, é um recurso que auxilia no processo de Acreditação do laboratório.
Prevenção da troca de amostras e de erros de digitação
O uso de código de barras e o interfaceamento promovido entre o software e o equipamento de identificação das amostras pode facilitar nessa etapa, automatizando processos básicos e evitando o erro humano no momento da digitação, além de liberar os colaboradores para as funções que mais requerem atenção humana. O sistema oferece também rastreabilidade para identificar os envolvidos no erro laboratorial, permitindo sanar deficiências que incorrem na repetição de erros..
Controle de estoque
A falta de insumos pode atrapalhar a execução do exame, levando a atraso na liberação ou, até mesmo, a recoletas. Com um bom sistema de estoque, é possível prevenir o desabastecimento e organizar o calendário de compras de insumos, controlando até mesmo os prazos de entrega praticados pelos fornecedores..
Controle interno e externo de qualidade
O LIS pode apoiar a avaliação do desempenho do laboratório de diversas formas, principalmente produzindo dados que compilados apontam para problemas que devem ser sanados. Por exemplo, uma baixa repentina nas solicitações de exames em geral ou de determinado exame em particular – que podem indicar que a concorrência vem ocupando espaços que devem ser retomados. Internamente, o software pode auxiliar a detectar a ocorrência de não conformidades e na manutenção da calibração dos equipamentos, embasando com informações que levem a ações corretivas e medidas para evitar novos erros.
Gestão visual na hora da análise e liberação
A apresentação visual dos resultados agrega informação e facilita a sua compreensão, disponibilizando claramente os valores de referência e de normalidade. Avisos adicionais podem destacar que o resultado está sendo liberado fora da faixa de referência. É possível visualizar facilmente os medicamentos em uso e as respostas às perguntas da recepção, além do histórico do paciente (exames anteriores). O sistema pode oferecer ainda o cálculo automático de fórmulas e disponibilizar que as observações mais comuns nos laudos sejam adicionadas automaticamente, eliminando erros de digitação e de português.
Monitoração dos prazos de entrega, comunicação de resultados alterados e novas recoletas.
Gestão de rotina que consiga identificar as prioridades (urgência e emergência), listando indicadores para identificar melhorias nos prazos de entrega, também pode ficar a cargo do LIS. Além disso, o sistema é capaz de quantificar e informar através de registro a incidência de recoletas, promovendo um diagnóstico do problema acompanhado do motivo real informado.
Um melhor controle da manutenção e desempenho dos equipamentos, melhor aproveitamento das possibilidades de interfaceamento, e o uso do LIS para o aprimoramento das atividades essencialmente humanas no laboratório, como no rastreamento de falhas, está entre as melhores contribuições do LIS para evitar erros, ou transformá-los em indicadores que evitem sua repartição, na fase analítica dos exames do laboratório. Não deixe de conferir o último artigo da série, onde abordaremos o uso do LIS para aperfeiçoamento dos processos na fase pós-analítica!
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