As ferramentas de gestão da qualidade são cada vez mais aplicadas no mercado. Isso acontece graças ao poder que elas têm de auxiliar na manutenção dos processos e tomada de decisão, além de garantir o aprimoramento das atividades e políticas, visando melhorar sempre os aspectos da atuação da empresa.
Pensando na importância delas, hoje preparamos este texto, com 6 exemplos de ferramentas, explicando como elas podem ser usadas para que a gestão da qualidade seja facilitada. Quer saber mais? Venha conosco nesta leitura.
Para que servem as ferramentas de gestão da qualidade?
As ferramentas de qualidade são diversas, sendo que cada uma opera melhor em um sentido — como veremos nos tópicos seguintes —, além de serem aplicáveis para momentos diferentes da estruturação do negócio, ou seja, estratégico, tático e operacional.
Separamos 6 instrumentos essenciais para manter a qualidade dos processos e orientamos o uso de cada um deles. Ficou curioso? Veja a seguir!
1. Benchmarking
A prática de benchmarking consiste em fazer uma pesquisa sobre modelos de excelência.
O ideal é que as empresas que são destaque no ramo de atuação sejam eleitas a fim de que as atividades — e o modo de executá-las — sirvam de exemplo.
Sendo uma ferramenta para conhecimento e aplicação, a melhor ideia é marcar uma visita técnica com o objetivo de coletar os padrões de qualidade implantados no negócio alvo e, então, reproduzir esses conceitos dentro do seu empreendimento.
2. Regra 80/20
A regra 80/20 também é conhecida como Princípio de Pareto e trata-se de uma ferramenta que auxilia na definição de prioridade.Ao abordar a qualidade, ela garante que os recursos não estão sendo injetados no que não traz resultado.
Nesse sentido, ela colabora para que não ocorram excessos e prejuízos decorrentes desse desperdício.
A técnica consiste em explorar todos os processos da empresa no intuito de identificar quais são os 20% de ações que trazem 80% de resultado.
3. Ciclo PDCA
Como o próprio nome diz, o PDCA é um ciclo, por isso garante checagem constante. Ele pode se enquadrar no que diz a Qualidade Total: é preciso melhorar continuamente. As palavras que compõem o nome dessa ferramenta são “plan”, “do”, “check” e “act”.
Ele estabelece uma ordem de planejamento, ação, checagem e melhoria.
Assim, tudo que é implantado passa pela inspeção (a execução acontece e traz o resultado esperado pelo planejamento? Como melhorá-la?), dando abertura para o aprimoramento do que foi feito.
4. Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa pode ser chamado de Causa e Efeito ou, ainda, de Espinha de Peixe — pela forma como ele se apresenta visualmente — e serve para que você encontre a raiz de algum gargalo que ocorre nos processos.
A técnica consiste em focar em um problema específico e, então, levantar todas as possíveis causas desse tópico, agrupando-as por “setor”.
Assim, você pode visualizar as ligações e influências das áreas em relação ao problema de forma muito mais dinâmica.
5. 5W2H
Para manter a qualidade, controlar os processos é essencial. Diante disso, é preciso que as tarefas sejam muito bem mapeadas, de acordo com os seguintes itens: “what”, “when”, “who”, “where”, “why”, “how” e “how much”.
É importante que as atividades sejam organizadas de forma que as direções em relação a esses aspectos sejam muito específicas. Dessa forma, se mantém o controle, com possibilidade de se programar caso algo dê errado próximo ao prazo.
É importante ressaltar que essa ferramenta tem característica tática, ou seja, ela serve para que as ações planejadas sejam divididas em tarefas e metas menores, que são mapeadas e monitoradas, garantindo a qualidade da estratégia.
6. Análise SWOT
A Análise SWOT é comumente usada para avaliar potencial competitivo. Nesse sentido, fazê-la colabora para que — quando a tomada de decisão acontecer — as escolhas sejam as melhores possíveis de acordo com a situação vigente, dando, também, visões acerca de acontecimentos futuros.
Para usar essa matriz, você deve levantar os pontos fortes e fracos, além das oportunidades e ameaças referentes ao ponto que está sendo estudado.
Os pontos devem ser eleitos considerando o que é interno e os aspectos externos, ou seja, dentro e fora do controle da administração, respectivamente.
É importante salientar que, ao preencher esses elementos, a avaliação deve considerar aspectos que estão dentro ou fora do controle e que podem beneficiar ou fazer mal para o andamento da empresa. A economia, por exemplo, é um fator externo.
Como potencializar a ação dessas ferramentas e garantir a qualidade?
A gestão da qualidade, acima de qualquer coisa, é questão de estar sempre utilizando as melhores formas de aproveitar os recursos da empresa, sejam eles materiais, monetários, sejam humanos etc.
Sendo assim, é imprescindível investir na tecnologia para potencializar com as ações de controle o aprimoramento. Uma breve prática de benchmarking pode demonstrar como o uso de um software especializado no negócio favorece o processo.
O principal cuidado que a administração tem que ter é o de escolher com precisão, ou seja, é preciso fazer uma boa pesquisa de mercado, observando quais são as colaborações do programa no que diz respeito à qualidade. É essencial ter suporte e/ou apoio:
- acerca de normas e regulamentações;
- nas ações de marketing;
- na automação de tarefas cotidianas;
- no relacionamento com o paciente;
- na gestão de estoque;
- no gerenciamento dos recursos humanos.
Outro ponto importante na escolha do software especializado para laboratórios de análises clínicas é se informar sobre os diferenciais que o uso traz para a empresa. A liberação do aviso para o paciente quando há liberação do laudo, por exemplo, é uma tendência, sendo que a maioria das clínicas não entrega essa expertise.
Dito isso, conclui-se que as ferramentas de gestão da qualidade são muito importantes para acompanhar os processos de aprimoramento do negócio, uma vez que essa estratégia deve ser fortalecida, sem que o padrão de excelência seja desapontado.
A administração precisa ser focada nesse objetivo para que o negócio cresça.
Como anda o seu laboratório nesse quesito? Ele tem se destacado pela qualidade que entrega para os pacientes? Como é sua relação com os fornecedores, a equipe e os parceiros? Tudo está controlado e rumo ao progresso? Nós somos especializados no seu negócio e podemos ajudar: entre em contato conosco!
