O setor de análises clínicas tem passado por uma transformação digital significativa, tanto na evolução dos equipamentos quanto na digitalização dos processos, incluindo a necessidade de mudar o software do laboratório. Como a troca de um Sistema de Gerenciamento de Laboratórios (LIS) envolve quase todo o laboratório, ela pode parecer um desafio colossal, mas, quando é bem planejada, pode trazer inúmeros benefícios, como aumento da produtividade, redução de erros e melhor atendimento ao paciente.
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1) Rubustez do produto
Quantidade de recursos, buscar por ferramentas que possuam um amplo portfólio de módulos que permite dar suporte para as necessidades atuais e futuras.
2) Suporte ao crescimento
Se o seu laboratório busca crescer, contar com um suftware que possua ferramentas que forneçam suportem esse crescimento é essencial. Tanto para a gestão quanto para a experiÊncia do paciente.
3) Tamanho e estrutura do fornecedor
Num cenário de alto risco jurídico que vivemos em nosso país, ter um fornecedor grande, que te respalde não só em conhecimento técnico mas também com a segurança necessária para que seu laboratórios atenda todo ambiente legal e regulador é fundamental.
4) Referências e indicação de grandes laboratórios
Procure por sistemas que são utilizados em laboratórios que são referência em suas regiões. Pesquisa na internet e fale com clientes que já usam a plataforma para tomar uma decisão assertiva.
Principais Desafios ao Mudar o Software do Laboratório
Resistência à Mudança: A resistência à mudança é um dos desafios mais comuns em qualquer processo de implementação de novos sistemas. Os funcionários podem se sentir confortáveis com o sistema atual e receosos quanto à necessidade de aprender a usar uma nova ferramenta.
Falta de Comprometimento dos Colaboradores: Para uma troca de sistema mais tranquila, é preciso que todos os que utilizam o sistema estejam comprometidos com a implantação da nova ferramenta, e focados na aprendizagem dos novos processos.
Falta de acompanhamento da gestão no processo: Assim como os colaboradores, a gestão deve ter um olhar atento para garantir que as dificuldades da troca de sistema sejam superadas, e o processo esteja acontecendo. Caso a gestão se distancie, pode ser que o processo demore mais do que o esperado, aumentando o custo da troca devido à necessidade de manter dois sistemas simultaneamente.
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Dicas para organizar a mudança de sistema LIS
Planejamento Detalhado:
Estabeleça um Cronograma de Implementação realista que contemple todas as etapas da migração, desde a seleção do fornecedor até o treinamento da equipe. Utilizar uma tabela Kanban pode ser uma boa ideia!
Gerenciamento de Dados:
Antes da migração, realize backups completos dos dados do sistema anterior para evitar perdas durante a transição. Aproveite a troca para realizar uma limpeza de dados, eliminando informações desatualizadas ou redundantes e corrigindo processos ineficientes.
Treinamento da Equipe:
Programe treinamentos de capacitação completos para todos os usuários do novo sistema, garantindo que estejam confortáveis e preparados para utilizá-lo eficientemente. Garanta que o fornecedor ofereça suporte durante e após a transição, para resolver dúvidas e problemas que possam surgir nos primeiros meses.
Comunicação Clara:
Mantenha todos os colaboradores informados sobre o processo de migração, destacando os benefícios esperados e as mudanças que ocorrerão. Deixe o canal de comunicação aberto para que a equipe possa fornecer feedback durante e após a implementação, facilitando ajustes e melhorias contínuas.
Testes e Ajustes:
Realize uma fase de testes antes da implementação definitiva, verificando se todos os processos estão funcionando corretamente. Também esteja preparado para realizar ajustes baseados nos resultados dos testes e no feedback dos usuários.
Informe os clientes:
Os primeiros dias de transição podem ter uma curva de aprendizagem que torna o processo mais lento do que o habitual. Informe os clientes com antecedência sobre a troca, e prepare soluções alternativas caso existam instabilidades. Não se esqueça de enfatizar que a mudança resultará em melhoria no atendimento a curto prazo!
Saiba mais: como escolher o fornecedor ideal do seu software laboratorial
Mudar o osftware do laboratório pode ser um processo complexo, mas com um planejamento adequado e a escolha correta do fornecedor, é possível transformar esse desafio em uma oportunidade de crescimento e melhoria. A modernização dos sistemas de gestão de informações laboratoriais é um passo essencial para laboratórios que desejam se manter competitivos e oferecer o melhor serviço possível aos seus pacientes. Invista tempo e recursos nessa transição, e colha os frutos de um laboratório mais eficiente, seguro e inovador.
