Se você acaba de decidir por contratar um novo sistema para o laboratório, parabéns! Esse é um passo inevitável para quem deseja se manter eficiente, ágil e competitivo, e seu empreendimento só tem a ganhar com essa mudança. Porém, a troca de sistema sempre implica um investimento extra de energia e outros recursos na adaptação, pelo menos por algum tempo, para vencer as várias fases que vão desde a negociação, incluindo identificar as particularidades do seu laboratório e como o novo sistema pode melhor atendê-las, até as etapas da instalação propriamente dita. É importante adiantar-se para evitar alguns erros de gestão, durante a substituição ou mesmo antes de iniciá-la. Por isso, confira aqui cinco dicas que vão ajudá-lo a tirar de letra a nova empreitada:
1.Quantifique todos os custos do processo
Identificar todos os custos envolvidos na troca de sistema e programar o caixa para fazer essa mudança ainda antes de fechar contrato, é uma conduta prudente que pode evitar problemas posteriores. Pergunte-se se além da mensalidade e do valor da implantação o processo todo não implica em gastos excedentes, e incorpore-os ao seu planejamento financeiro, com estimativas, por exemplo, de aquisição de servidor e periféricos, como impressoras, aumento da banda larga de internet, entre outros. Mas não se assuste, quando o novo sistema estiver plenamente implantado e incorporado ao laboratório, todo investimento retornará. Pense por exemplo na otimização do controle de estoques, na redução de falhas e desconformidades, na captação de novos clientes e na reorganização dos prazos, permitindo apostar no aumento da produtividade.
2.Comunique à equipe o projeto de inovação.
Quanto antes a equipe for informada de que vai acontecer a mudança, melhor. Às vezes, o gestor negocia todo sistema, faz toda contratação, e só comunica aos colaboradores quando já é hora de realizar o treinamento ou parametrizar o sistema. Isso pode resultar em desde um sentimento de insegurança entre a equipe ainda durante o estágio de negociação – é improvável que essa movimentação passe inteiramente despercebida pelos colaboradores, mas eles ainda não sabem exatamente o que vai acontecer – até uma maior resistência à mudança, pois por mais que ela venha acrescentar benefícios para todos, o novo sempre causa um pouco de receio. Faça com que a equipe se sinta parte do processo e entenda que o novo sistema é uma melhoria, não uma dificuldade ou um entrave às rotinas às quais já estão acostumados. Com esse engajamento, tudo será mais fácil, mais rápido e com menos atrito. Uma boa ideia é chamar uma breve reunião para descrever os pontos positivos da mudança, garantindo que todos terão total assistência e estímulo para desenvolverem as habilidades de uso do novo sistema.
3. Especifique e explore as funcionalidades desejadas.
Quando estiver negociando o software, certifique-se de identificar se o sistema oferece não só as funcionalidades que o laboratório precisa hoje, mas possibilidades de aperfeiçoamento, em forma de recursos adicionais que façam desse novo sistema realmente um upgrade sobre o anterior. Não vale a pena mudar se não for para adicionar recursos e facilidades, portanto empenhe-se em absorver todas as novidades que o novo sistema pode oferecer, nem que seja por partes: primeiro instalando apenas o básico, e depois identificando o que ele ainda pode implementar, e incorporando com o tempo essas melhorias. É interessante listar todos os processos do laboratório estabelecendo como o novo sistema vai melhorar e atender cada um, e a seguir ver o que ainda pode ser melhorado com a nova ferramenta.
4. Identifique e supere processos viciados.
Provavelmente, o antigo sistema não dava conta de toda a complexidade das rotinas, o que levou à consolidação de processos viciados para torná-las mais seguras. Ao fazer a nova instalação, você vai perceber que não precisará mais de alguns processos, e deve investir em adaptar-se a essa nova ferramenta para desfrutar da melhor forma tudo que ela tem a oferecer. Mas às vezes, a resistência em abrir mão de processos que são muito manuais acaba atrapalhando o processo de implantação, e o gestor nem percebe que tem a possibilidade de aderir a novas tecnologias que vão facilitar ainda mais a rotina. Por isso, não deixe de ouvir sua equipe durante a instalação e treinamento para o novo sistema, e procure chegar a um meio termo entre o que manter e o que eliminar de forma que a automação traga o máximo de agilidade e conforto para todos os envolvidos. Estabeleça um canal de comunicação, e a resistência será minimizada.
5. Reserve tempo para a instalação, o treinamento e a adaptação
Por mais intuitivo que seja o novo sistema, por mais engajada que seja sua equipe, toda essa mudança vai exigir tempo, e esse tempo deve ser computado e programado na agenda, reservando, numa perspectiva realista, um período de adaptação e organização até que tudo esteja fluindo como esperado. Destine um horário diário dedicado à implantação do novo sistema, tendo em mente que a etapa da parametrização será a mais longa e detalhada, especialmente ao transferir toda a configuração de exames para o sistema novo.
6. Contrate um sistema que ofereça experiência, garantias e apoio na medida certa
O apoio da equipe de implantação do sistema é essencial para completar o sucesso da mudança. O Unilab oferece pessoal capacitado e soluções em software que já rodam em vários laboratórios de todos os portes, portanto entregam a maior expertise para entender suas necessidades e quais os melhores processos a implementar no laboratório, além de ferramentas adicionais como o chatbot, a soroteca, o controle financeiro, o rastreamento de desconformidades, etc… Agende uma demonstração, e embarque nessa aventura. Sempre vale a pena evoluir!
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